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项目经理必备工具: SWOT, PDCA, 6W2H, SMART,WBS, 时间管理,二八原则

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发表于 2017-10-14 10:41:40 | 显示全部楼层 |阅读模式
项目经理必备的7个工具项目经理必备的7个工具:SWOT、PDCA、6W2H、Smart、WBS、时间管理、二八原则!(超经典)

一、SWOT分析法:

  • Strengths:优势
  • Weaknesses:劣势
  • Opportunities:机会
  • Threats:威胁


作用和意义:SWOT分析法帮您清晰地把握全局,分析自己在资源方面的优势与劣势,把握环境提供的机会,防范可能存在的风险与威胁,对我们的成功有非常重要的意义。

二、PDCA循环规则

  • Plan:制定目标与计划;
  • Do:任务展开,组织实施;
  • Check:对过程中的关键点和最终结果进行检查;
  • Action:纠正偏差,对成果进行标准化,并确定新的目标,制定下一轮计划。


意义:每一项工作,都是一个pdca循环,都需要计划、实施、检查结果,并进一步进行改进,同时进入下一个循环,只有在日积月累的渐进改善中,才可能会有质的飞跃,才可能取得完善每一项工作,完善自己的人生。

三、6W2H法

  • What:工作的内容和达成的目标;
  • Why:做这项工作的原因;
  • Who:参加这项工作的具体人员,以及负责人;
  • When:在什么时间、什么时间段进行工作;
  • Where:工作发生的地点 ;
  • Which:哪一种方法或途径;
  • How:用什么方法进行;
  • How much:需要多少成本


意义:做任何工作都应该从6W2H来思考,这有助于我们的思路的条理化,杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H,能节约写报告及看报告的时间。

四、SMART原则

  • Specific 具体的;
  • Measurable 可测量的;
  • Attainable 可达到的;
  • Relevant 相关的;
  • Time based 时间的;


意义:人们在制定工作目标或者任务目标时,考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的,也才能指导保证计划得以实现。

特别注明:有的又如此解释此原则:

S 代表具体(Specific),指绩效考核要切中特定的工作指标,不能笼统;
M 代表可度量(Measurable),指绩效指标是数量化或者行为化的,验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的;
A 代表可实现(Attainable),指绩效指标在付出努力的情况下可以实现,避免设立过高或过低的目标;
R 代表现实性(realistic),指绩效指标是实实在在的,可以证明和观察;
T 代表有时限(time bound),注重完成绩效指标的特定期限。

五、时间管理-重要与紧急

A、重要且紧急

  • 紧急状况
  • 迫切的问题
  • 限期完成的工作
  • 你不做其他人也不能做


B、重要不紧急

  • 准备工作
  • 预防措施
  • 价值观的澄清
  • 计划
  • 人际关系的建立
  • 真正的再创造
  • 增进自己的能力


C、紧急不重要

  • 造成干扰的事、电话、
  • 信件、报告
  • 会议
  • 许多迫在眉捷的急事
  • 符合别人期望的事


D、不重要不紧急

忙碌琐碎的事
广告函件
电话
逃避性活动
等待时间

优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时,应权衡各种事情的优先顺序,要学会“弹钢琴”。

对工作要有前瞻能力,防患于未然,如果总是在忙于救火,那将使我们的工作永远处理被动之中。

六、任务分解法[WBS]

即WorkBreakdown Structure,如何进行WBS分解:目标→任务→工作→活动

WBS分解的原则:
将主体目标逐步细化分解,最底层的任务活动可直接分派到个人去完成;每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

WBS分解的方法:
  • 至上而下与至下而上的充分沟通;
  • 一对一个别交流;
  • 小组讨论。


WBS分解的标准:
  • 分解后的活动结构清晰;
  • 逻辑上形成一个大的活动;
  • 集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点;
  • 所有活动全部定义清楚。


意义:学会分解任务,只有将任务分解得足够细,您才能心里有数,您才能有条不紊地工作,您才能统筹安排您的时间表。

七、二八原则

巴列特定律:“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

举例说明:
  • 80%的销售额是源自20%的顾客;
  • 80%的电话是来自20%的朋友;
  • 80%的总产量来自20%的产品;
  • 80%的财富集中在20%的人手中。


这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾,善于从纷繁复杂的工作中理出头绪,把资源用在最重要、最紧迫的事情上。

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