形成文件的信息的控制(7.5.3) Control of documented information
编号检查内容
1形成文件的信息的控制的目的
在需求的场合和时机，均可获得并适用
2予以妥善保护(如防止泄密、不当使用或缺失)
3外来文件被有效识别后有效利用
4文件控制范围
外来文件。说明：外来文件主要包含：顾客方面要求的信息、组织需要遵守的法律法律、对质量体系有影响的从外部接收到的文件、来自于供方的信息
5组织进行质量体系运行所需的文件。例如：质量手册、人员资格验证程序等
6对产品和服务符合性有影响的文件。例如：工程规范、标准、数据等
7质量体系所要求的佐证证据。说明：记录是一种特殊类型的文件
8上述文件中需要作废的文件
9上述文件中需要更改的文件
10文件控制要求
外来文件的评审。说明：文件评审要确认到：要确保外来文件被正确识别出，能够发放到需要使用者手上，保证后续使用的有效，并控制其分发
11确保文件发布之前得到批准，确保其充分与适宜。说明：一般需要根据组织自身的特点，规定不同文件批准权限和发布范围
12必要时候必须对文件进行评审与更新，并再次批准
13在使用处能够获得必要的清晰的文件
14每一个文件的版本控制信息。说明：要保证在全组织范围内，有效的版本是唯一的
15每一个文件的分发及回收记录。说明：对于一些文件，需要控制其分发；控制分发的范围要事先评审清楚；同时对于作废文件，确保都已经有效回收
16每一个文件的更改和修订状态能够明显识别。说明：文件的识别方式有：文件名称、版本/版次、编号、发行日期、文件识别章
17每一个形成信息的文件的访问。说明：对成为信息的“访问”可能意味着仅允许查阅，或者意味着允许查阅并授权修改
18每一个形成信息的文件的检索
19每一个形成信息的文件的使用。说明：必要时，应培训使用者
20如果出于某种目的而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识
21每一个作废文件有效防止被使用的方式，并能有效进行
22每一个文件的保存要求，时间、地点、管理人员，必须达到持续可读性
23每一个更改的文件的识别和现行的修订状态。说明：文件更改时，必须做到所有文件都一起更改到位，通知到所有有影响的部门和人员
24对所保留的、作为符合性证据的成文信息应予以保护，防止非预期的更改
25记录是一种特殊的文件，必须依据记录的控制方式进行管理
26文件的保密及保存期限要求。例如：顾客或法律法规可能对某些文件会有保密的要求、保存期限的要求、定期更新版本的要求等
27工程规范必须依据工程规范管理方式进行
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