关于外来文件的管理
像我们公司经常参见各种展会，在展会上收集的一些资料，这个需要怎么管理呢？我们公司的文件没有对这块有明确定义，但是我们想把这些资料统一管理起来，方便后续查找。各位有没有好的建议呢？如文件怎么修改？然后怎么管理呢？展会资料属技术资料，入资料室，归类技术档案，按图书流程管理。 受控文件是“非受控文件”的對稱。凡是能夠產生多個修改狀態或多個版本的文件都是受控文件。也就是說凡是存在修改和換版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般來說這些文件是長期使用並始終處於修改和換版狀態的文件，如：品質手冊、程序文件、各種規章制度、定額、標準成本、預算等。
非受控文件的重要特徵是此類文件不要求對其更改進行控制，其含義有兩點： 其一，對更改進行控制既沒有必要，也沒有意義。如生產計畫、品質月報、與季節有關的作業指導書等，此類文件是有時效性的，到期自動作廢，不必回收，更沒必要對其內容進行更改控制。
其二，組織無權進行更改控制。如國家的法律法規、標準及設備儀器的說明書、手冊等文件，組織只能進行標識、分發和控制使用，並及時跟蹤相關文件的最新版本。
ISO 19023-2003 標準6.5條款的“註”指出，如果沒有對此類文件實施有效的控制，可能會造成作廢文件的誤用。可見，對非受控文件也必須進行有效控制，以避免作廢文件的誤用，只是其內容可不實施更改控制。組織對文件的控制體現在許多方面，而不僅僅在於控制其更改，非受控文件並不是不需要進行控制的文件。受控文件的重要特徵是組織能夠對其內容進行更改控制。
受控文件的重要特徵是受組織控制並能對其進行更改。對於外來鑑別後需要列入系統的文件，組織一般只進行鑑別、控制、分發和保存，並跟蹤外來文件的版本更新。這些是對文件的控制，但不能說該文件受控
外来文件主要是客户需求产品规格，或者是国家行业的标准和法规等 :) 这个没必要管吧，因为好多是没用的 可参考标准中的知识管理进行管理，这应该大部分术语外部获得的知识 {:1_89:} {:1_89:} :lol:lol:lol:lol :)