关于体系文件管理常见问题探讨
相信接触过质量体系的人员，对体系文件一定不会感到陌生。不少刚入行甚至是工作多年的体系老人，很多时候都会被体系文件的问题所困扰。花了大量的时间和心思，可是还是要不断细化、要有可操作性，天天想的就是文件的事儿，甚至吃个饭聊个天都会互相开玩笑，“这道菜好吃，谁会做，给我们来个SOP呗”。不难看出，文件是做好体系工作的基础，一个公司质量管理的好坏，跟质量管理文件设计以及与公司实际情况结合的程度密切相关。目前，还有不少企业任被体系文件管理的问题所困，他们当面临的多数困扰如下：管理成本增加ISO质量体系对ISO文件管理的要求，需要有专门的部门和人员管理，其他部门协同参与，涉及面广。伴随着企业发展、更多体系的建立及传统管理方式的不可复制性，导致管理难度越来越大，投入的人力、物力不断增加，隐性管理成本也在飞速攀升。纸质文件浪费量大，版本多、管理混乱由于质量部不清楚产品流程，对文件份数的控制不够全面，造成频繁大量申请文件的情况部分文件制作部门同时也是接收部门，造成反复复印、发放，浪费资源。ISO文件的安全受控缺乏文件的安全控制，特别是核心机密文件的安全管控、防泄漏缺乏外来文件/客户敏感文件的有效管控。ISO文件管理要求难以贯彻执行ISO文件管理要求的贯彻执行，需要有专门的部门和人员，通过一些有效而便捷的方法，不间断跟踪、调整，从而使各种ISO文件在实际执行中，利于各部门人员的运用，并且在实践中不断修正，使之更利于操作。管理规范与效率问题质量部对文件的轻重缓急程度不清楚，当遇到大量文件发放时，相对较急的文件存在不能及时发放的问题。没有培训管理体系目前企业的ISO文件培训，都是下发文件给各部门让各部门自行培训。由于缺乏有效的培训工具，培训往往是形式主义，没有做到培训前制定计划、培训后做好总结并保留所有的培训记录的完善培训体系。风险控制与追溯对于ISO文件没有进行风险控制与追溯，质量部常常打印大量的文件分发下去，而在时效期过后，由于回收难却没有完全回收，往往造成生产部门在使用过期的文件。ISO文件常常是经过人工流程进行变更，使用周期较长之后不能追溯ISO文件版本和修改记录，为以后质量问题的追溯造成极大的不便。缺乏完善的流程监控机制，目前ISO文件管理流程是编制-标准化（排版）-审核-批准-发放（部门盖章）-回收-作废。但由于是纯人工作业，因此没有专人对整个流程过程进行监控。使用、保管的效率低下文件发放量较大、较急时，质量部不能及时进行文件回收，只能要求接收部门自行回收、更新。当接收部门没有及时回收、更新，且不能有效的跟踪时，将造成新旧版文件同时存在，有用错文件的风险。不知大家都是用什么办法来解决这些问题的？:lol{:1_89:} {:1_180:}{:1_180:}{:1_180:}{:1_180:} {:1_180:} {:1_180:} {:1_89:} {:1_180:} {:1_180:} 看到第三段就没看下去了，因为文件不是决定体系工作的基础和公司质量管理的好坏。意识和态度才是体系推行的第一步，就算文件做的天花乱坠，领导者没有推行的意识和态度，再好的文件都是一纸空文。 {:1_180:}
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