懵圈？深度剖析：IATF16949 中 7.5 条款，纯享精髓要点
T sir前言：原创2605字，不讲大道理，只讲小经验，欢迎各位老师一起探讨，文章末尾有金句送给大家。我们从IATF16949标准中要求可以知道，标准中将体系文件（成文信息）要求分成了3个方向的要求。这里面借用项目管理的思维，我将其总结成：规划体系文件管理，管理体系文件，控制体系文件。
7.5.1总则内容是对这一块的全局概括和规划，明确的指出了企业要做一些体系文件的管理工作，这些管理要适合企业的规模呀、过程的复杂性呀等等。其实，我真的怀疑写这一部分内容的是中国人，他太懂中国目前的外来舶来主义的特色，就是喜欢从网上到处抄一些资料，稍微修改一下就变成自己企业的东西，看着好像写的挺多的，其实质啥都没有。汽车行业的要求里面增加了关于质量手册的要求以及文件清单的要求，并对质量手册的内容做了4个方面的具体要求，包括删减内容的声明，整个体系过程的引用，外包过程，顾客特定要求的显示。16949标准受德系的车企影响比较深，保留着浓浓的德系文化。希望后面的改版时能够删掉这一块的要求，让企业更加的灵活运用；
7.5.2谈到了文件的编制和更新，对文件的版本、格式、媒介等方面做出了方向性的要求，虽然没有统一具体的格式，实际上面也已经把需要考虑的内容全部考虑到里面来了。在这里，16949编委会全盘接收了9001的要求，没有增加新的内容。这一节条款提到了需要审批、批准文件，默认情况下还需要编制文件。编、审、批也是我们日常接受的管理思路。有些国军标企业会增加校对工作，校对工作会对编写内容的详细核对过程。一般需要对业务比较熟悉的人来担任。在中国文化中，这个审核的工作比批准的工作更重要，大家都知道的，批准一般是总监级别及以上人员，更多的是走走形式，看看有没有错别字，提提常规意见。体系里对审核、批准的要求是适宜和充分性。这里面没有提到有效性的要求，从另外一方面说，也就是说新编制的文件是否能够推行下去，是否可以正确的执行，这些不是审、批人员的职责要求。体系工程师以及公司老总们经常抱怨管理体系两张皮，在中国文化中一把手负责制意识形态决定了，审、批人员需要去对文件的有效性进行负责，否则两张皮的事情还是常态现象；
7.5.3是关于文件控制方面的描述，这里面写的比较细碎。抛开其他不谈，核心是：收发文件、日常保管文件，变更文件、外来文件这4个方面的要求。16949里面提到了记录保存要合规，合法，合乎客户要求，并且特别提出的时间的保存期限要求。这个期限如果客户有要求按照客户的要求来执行就可以了，如果客户没要求的话怎么去定义还真是个麻烦的事情呢。有些企业不管三七二十一，直接定义30年，这个理想是好的，其实很多企业根本就撑不到这么久的日期，纯属于扯虎皮做大鼓。笔者查询了非常很多资料，在《缺陷产品召回管理条例》第9条里面有提到了部分记录保存年限不小于10年，企业按照这个日期来执行的话应该从法律角度是站得住脚的。顾客工程规范的管理是另外提出的要求，也是基于生命周期的方式来进行管理，同时需要考虑这些工程规范的修改对企业本身的影响，是否引起企业核心文件的修改。在之前的版本中提出工程规范评审时间为2周，现行版本提出为10个工作日，基本上没有变化。我一直有个困惑，这么重要的文件需要这么长时间来评审吗？还有这个10日数据源头是从哪里来的呢？哪家供应商敢利用这么久的时间应对主机厂？
T sir最近工作中还遇到一个问题就是文件的编制或者修订后的培训工作。举例：作业文件SOP，如果需要修订的话，那么就需要让操作的人员知道修改的内容，能够理解新修订的知识，这是非常关键的，毕竟最终需要通过作业人员的理解和操作才能把文件的思想执行下去。
一般情况下这个培训都是由编写文件的技术人员来负责执行。但是，比较现实的问题就是，修改文件的技术人员本身就日常工作繁重，对培训这种事情抵抗心理比较强烈，所以往往因为最后一个培训环节没有做好，导致整个文件的修订或者编制是个失败的过程，也就是我们通常所说的文件两层皮的现象，写的和做的不一样。
如何解决这个问题也是非常考验管理人员的能力，T sir在实践中总结了一些方法，可能不适合所有企业，给大家一个参考，欢迎各位老师参与讨论：
1、操作类文件：
该类文件涉及到具体的操作，基本上由产线的员工进行操作，所以他们必须要能够理解和实际操作才行。T sir要求技术人员编制或者修改该类文件必须要进行一次培训和考试，以确保操作人员的的确确掌握了这个知识点，培训后输出一份培训签到表和培训老师对参与培训人员的考评结果。培训和考试的方式不限制，可以是集中培训，或者利用早会，或者单独手把手培训都可以的；考试的方式也不限，可以是笔试，实操，口头提问等等。这个过程最重要的就是人员的掌握程度，相当于做了一个有效的反馈，操作人员反馈给技术人员，文件写的是否通俗易懂？写的内容有没有脱离现场实际操作？这个过程属于两边双向奔赴过程，以避免一厢情愿的相互指责：比如员工指责技术文件写的不切实际无法操作，技术人员指责员工不按照作业文件执行啦。
2、程序类、流程类文件：
该类文件基本上是由部门主管、经理级别的人员参加编制，修订的，所以会前的充分评审和讨论就尤为重要。该类文件涉及到的人员较多，可能是全公司级别的，不需要较多的人员参与，重点是跟踪后续文件的修订过程就可以了。举例：财务报销制度，基本上各个部门的领导一起评审给出意见就可以了，总不能把公司几千号人都召集起来开会沟通吧？这类文件重点是后续修改过程的跟踪，报销制度发布后会有频繁修改的问题，就需要快速实现迭代更新，一直到可以非常稳定的执行为止。
此类文件的发布形式也比较简单，各部门领导会签署后，直接挂在公司的OA或者公司服务器上面，全公司人员可以随时查阅。
3、拍脑袋类别的文件：
其它的文件，尤其是一些拍脑袋类别的文件，可以根据不同的情况适当整合资源，举例：T sir公司最新发布了销售人员绩效考评规则，里面主要涉及到销售人员的待遇等级和奖金的问题，这种情况下主要就是老板和销售副总碰头拍脑袋一下，基本上就确定了，不需要上纲上线进行管理。
毕竟中国传统文化决定了：大事情开小会决定，小事情开大会决定，不痛不痒的事情大家一起鼓掌决定。
以上仅仅是个人的观点，如果写的不好的话，请各位老师轻轻的批判T sir，同时也请老师们谈谈自己的看法，在评论区留言，谢谢。
说明：内容转载微信公众号： tw1985808（T Sir质量领航 ）
{:1_180:} 学习学习 v114623357 发表于 2024-12-5 13:04
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加个微信公众号关注呗~ dqs123 发表于 2024-12-5 10:17
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