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本帖最后由 玉米 于 2024-3-7 08:12 编辑
1 目的
本程序目的是对记录的标识.贮存.保护.检索.保管.处置进行控制和管理.以证明产品、环境质量达到要求和体系有效运行。
2 范围
本程序适用于本公司质量体系运行的所有记录以及顾客规定的记录的控制。
3 相关文件
《文件和资料控制程序》
4 职责和职权
4.1 行政人事部负责归档记录的贮存、保护、检索、保管、借阅和处置。
4.2 各职能部门和车间负责本部门车间记录的标识、收集、贮存、保护、保管、归档和处置。
4.3 各部门内部所需的记录，由部门相关人员编制记录表式,其表式经部门领导审核同意后方可使用,并按4.2条进行控制.
5 管理内容
5.1 记录形式
本公司记录以书面的表式(表格)形式,和各部门采用的任何媒体形式,如硬拷贝或电子媒体(磁带.磁盘.胶片.照片等).
上海XXX机械有限公司 文号：YBM/QP-01
文件名称：质量记录控制程序 版本：A/0 页次：4/2
5.2 记录的编号标识
5.2.1纳入程序文件的记录，其编号方法如下。
5.2.2各部门在需要时，可编制一部分由本部门控制的记录，其编号方法为：ZL／部门拼音缩写－记录顺序号。
5.2.3记录的编号打印或书写在记录表格右上方。
5.3 记录的填写
5.3.1记录必须真实准确。
5.3.2记录必须清晰、完整、准确，必须有签名和日期；签名可用真名或代号，但必须可追溯到记录者本人。
5.3.3记录用钢笔或圆珠笔填写，不得用铅笔填写。
5.3.4记录的更改：
a. 当记录或校对过程发现错误时，将错误处划杠，近旁处写上正确文字或数字，不得采用涂改的方式。
b. 除填写人或校对人外，其它人不得更改记录。
上海XXX机械有限公司 文号：YBM/QP-01
文件名称：质量记录控制程序 版本：A/0 页次：4/3
5.4 记录的收集保管
各有关部门对其负责管理的记录每月一次进行收集，整理和保管。收集时要检查是否完整清晰.
5.5 记录的贮存和保护
5.5.1记录的贮存应按编号分别贮存。
5.5.2记录应保存在安全、干燥的地方，存放条件应便于检索，防止霉变、损坏或丢失。
5.5.3记录的保存期限应满足合同要求，合同无指明要求的，保存期限详见本程序5.9的规定。
5.5.4对电子版本的质量记录（包括外来的需要留用的电子版本的质量记录）应由各部门指定专人定期整理归档，设专柜进行保管。重要质量记录要备份,并采取防潮、防磁、防高温措施。
5.6 记录的归档:
记录在保存期内，保存的部门应根据类别，按月、年整理，进行装袋、捆绑或装订成册，登记后分类归档存放保管。
5.7 外来记录的控制
来自供方的记录、顾客投诉、检定证书等由责任部门整理、归档，并按本程序的5.5条的要求做好保管工作。
5.8 记录的检索与借阅
5.8.1记录的借阅，由借阅人申请，借阅部门领导签字，记录保管部上海XXX机械有限公司 文号：YBM/QP-01
文件名称：质量记录控制程序 版本：A/0 页次：4/4
门的领导签字后，办理登记方可借出，应在一周内归还。
5.8.2借阅时不得更改、涂改、剪贴、折散、损坏，保证档案资料的完整，并不得外借（除5.8.3外）。
5.8.3合同有要求的需方借阅记录时，应按下列要求办理借阅交还手续。
5.8.3.1 由商务部提出申请，报总经理批准。
5.8.3.2 借出记录应执行5.8.1、5.8.2的规定。
5.8.3.3 需方应在规定的时间内交还记录。如需要获取记录资料，由总经理批准后方可复印，原件交还保管部门。
5.9 记录保存期限：记录保存期限应至少满足法规和顾客的要求，有关安全件的质量记录保存期限为15年，具体保存期限见质量记录清单。
6 记录的处理：
保存期已超过保存年限的记录，一般情况下可由保存部门负责人批准后销毁，并作记录，销毁方式对环境不造成污染。但发放记录、文件清单等可根据实际需要延长保存期。
7 记录
7.1 《质量记录一览表》 （YBM/QPJ-03-01-A0）
7.2 《记录销毁登记表》 （YBM/QPJ-03-02-A0） |
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