ISO 管理体系标准中运用 SWOT 分析工具的五点建议
按照ISO新版架构的所有管理体系标准4.1条款，在建立起组织适宜的管理体系时，要求进行组织及其环境的理解，确定其相关的内外部因素、并进行监视和评审，以有效地实现管理体系的预期结果。如何进行组织内外部环境的理解与确定，人们不约而同地想到了战略分析管理中的几个工具，如PESTLEO分析、波特五力分析、关键成功因素KSF分析、SWOT分析等，在ISO/TS9002中给出了使用以上相关工具的提示。现实中也看到了一些单位在做新版管理体系时的SWOT分析资料，但整体感觉对于这些工具的应用还不妥当，特别是在管理体系中的应用还达不到标准的预期。
现提出几点建议，供大家在应用时参考，以进一步交流研讨：
1.此处应用的SWOT分析不同于战略管理
SWOT分析能够帮助使用者从复杂的因素中进行相对的分类、排列，以尝试找到某种有秩序的或规律表现，用于做出不同组合形式的选择，以最大可能地实现战略目标。
在进行战略管理时，得到的输出结果以决定组织的战略方向，如并购、营销模式选择等。
而在ISO标管理体系的分析则是为了“适宜”——建立起适合组合自己的管理体系。
在现有的战略框架下，通过与对应的质量/环境等管理体系领域能力有关的内、外部因素分析，以确定管理体系的范围4.3及过程4.4，并用于风险和机遇管理6.1等。
2.进行外部因素分析时的分类标准
设定合适的分类标准是进行排列组合的参照坐标，在外部分析时可参照ISO9001:2015标准4.1注1，分出机会/机遇、威胁/风险。
参照注2，对来源于外部的因素分类描述识别，此时可借鉴PESTLE，即政治P、经济E、社会S、技术T、法律法规L、环境E等。根据这些类别进行分析，防止减少漏项或重复，分析时要根据对最终要求的影响进行适度分析。当然也可以借助五力分析等其他指标。
3.进行内部因素分析时的分类标准
同样道理，内部因素分优势/强项、劣势/弱项。
内部因素的分类依据可根据所在组织的特点进行选择，如可参照ISO9001:2015标准4.1注3提示，分价值观、文化、知识和绩效等。如果认为比较玄虚无从下手时，也可以尝试通过自己熟悉的分类依据，如5M1E（人、机、料、法、环、测）等。
或者参照标准要素的分类：资源硬件、人为因素、流程机制、运行能力、监控改进、综合协调管理因素等。
4.一定要围绕追求的结果进行
在ISO9001管理体系进行的内、外部因素确定时一定是与质量能力相关的；在ISO14001管理体系一定是与环境管理能力相关的，其他领域管理体系同理。
因为进行SWOT分析不是目的，目的是找到影响实现相关预期结果能力的因素，以更好地进行范围确定、过程方法确定、变化风险管理等，实现有效与高效的敏捷管理。
如果影响实现预期结果的能力不太清晰时，也可简化为要确定那些与要实现的目标相关的内外部因素。
比如在ISO9001管理体系内外部因素分析时，直接识别那些与客户满意度、交期、成本、效率、不良品、过程能力等指标的相关内外部因素。
5.合理应用SWOT分析的输出结果
用心辛苦地进行了分析，其输出结果不只是给审核的老师看、给领导看，而是要使用的。
结果要用于确定范围4.3。如一家餐饮企业确定内部的灭鼠专业资源不足，会影响到最终的服务质量，会将虫害控制过程外包，在管理体系的范围中进行声明。
结果要用于管理体系及其过程4.4。如发现消费者大部分年龄在30岁以下，在策划满意度测量过程的资源配置时，要考虑信息化手段的应用，而不只是信函调查、人工填写问卷等。
结果要用于风险和机遇的管理6.1。如分析结果是核心原料供应商数量单一且组织无谈判话语权，则要考虑连续性生产的风险。选择通过组合式措施应对，包括加大研发替代核心原料、适当增加库存或调整采购周期等应对。
结果要系统地用于其他环节。如变更管理、内部审核、管理评审等，以持续实现管理体系的适宜性等。
同时建议输出的结果描述时，要与组织日常的管理制度或惯例结合，与应急预案、预防措施、创新项目等结合，让大家看得明白，不可过于形式化。
当然，是否需要使用SWOT分析，取决于组织的情况。如果认为没有必要，完全可以不使用。但如果应用，要为你所用！
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