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ISO 管理体系标准中运用 SWOT 分析工具的五点建议

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发表于 2022-12-3 11:15:25 | 显示全部楼层 |阅读模式
按照ISO新版架构的所有管理体系标准4.1条款,在建立起组织适宜的管理体系时,要求进行组织及其环境的理解,确定其相关的内外部因素、并进行监视和评审,以有效地实现管理体系的预期结果。

如何进行组织内外部环境的理解与确定,人们不约而同地想到了战略分析管理中的几个工具,如PESTLEO分析、波特五力分析、关键成功因素KSF分析、SWOT分析等,在ISO/TS9002中给出了使用以上相关工具的提示。现实中也看到了一些单位在做新版管理体系时的SWOT分析资料,但整体感觉对于这些工具的应用还不妥当,特别是在管理体系中的应用还达不到标准的预期。

现提出几点建议,供大家在应用时参考,以进一步交流研讨:

1.此处应用的SWOT分析不同于战略管理

SWOT分析能够帮助使用者从复杂的因素中进行相对的分类、排列,以尝试找到某种有秩序的或规律表现,用于做出不同组合形式的选择,以最大可能地实现战略目标。

在进行战略管理时,得到的输出结果以决定组织的战略方向,如并购、营销模式选择等。

而在ISO标管理体系的分析则是为了“适宜”——建立起适合组合自己的管理体系。

在现有的战略框架下,通过与对应的质量/环境等管理体系领域能力有关的内、外部因素分析,以确定管理体系的范围4.3及过程4.4,并用于风险和机遇管理6.1等。

2.进行外部因素分析时的分类标准

设定合适的分类标准是进行排列组合的参照坐标,在外部分析时可参照ISO9001:2015标准4.1注1,分出机会/机遇、威胁/风险。

参照注2,对来源于外部的因素分类描述识别,此时可借鉴PESTLE,即政治P、经济E、社会S、技术T、法律法规L、环境E等。根据这些类别进行分析,防止减少漏项或重复,分析时要根据对最终要求的影响进行适度分析。当然也可以借助五力分析等其他指标。

3.进行内部因素分析时的分类标准

同样道理,内部因素分优势/强项、劣势/弱项。

内部因素的分类依据可根据所在组织的特点进行选择,如可参照ISO9001:2015标准4.1注3提示,分价值观、文化、知识和绩效等。如果认为比较玄虚无从下手时,也可以尝试通过自己熟悉的分类依据,如5M1E(人、机、料、法、环、测)等。

或者参照标准要素的分类:资源硬件、人为因素、流程机制、运行能力、监控改进、综合协调管理因素等。

4.一定要围绕追求的结果进行

在ISO9001管理体系进行的内、外部因素确定时一定是与质量能力相关的;在ISO14001管理体系一定是与环境管理能力相关的,其他领域管理体系同理。

因为进行SWOT分析不是目的,目的是找到影响实现相关预期结果能力的因素,以更好地进行范围确定、过程方法确定、变化风险管理等,实现有效与高效的敏捷管理。

如果影响实现预期结果的能力不太清晰时,也可简化为要确定那些与要实现的目标相关的内外部因素。

比如在ISO9001管理体系内外部因素分析时,直接识别那些与客户满意度、交期、成本、效率、不良品、过程能力等指标的相关内外部因素。

5.合理应用SWOT分析的输出结果

用心辛苦地进行了分析,其输出结果不只是给审核的老师看、给领导看,而是要使用的。

结果要用于确定范围4.3。如一家餐饮企业确定内部的灭鼠专业资源不足,会影响到最终的服务质量,会将虫害控制过程外包,在管理体系的范围中进行声明。

结果要用于管理体系及其过程4.4。如发现消费者大部分年龄在30岁以下,在策划满意度测量过程的资源配置时,要考虑信息化手段的应用,而不只是信函调查、人工填写问卷等。

结果要用于风险和机遇的管理6.1。如分析结果是核心原料供应商数量单一且组织无谈判话语权,则要考虑连续性生产的风险。选择通过组合式措施应对,包括加大研发替代核心原料、适当增加库存或调整采购周期等应对。

结果要系统地用于其他环节。如变更管理、内部审核、管理评审等,以持续实现管理体系的适宜性等。

同时建议输出的结果描述时,要与组织日常的管理制度或惯例结合,与应急预案、预防措施、创新项目等结合,让大家看得明白,不可过于形式化。

当然,是否需要使用SWOT分析,取决于组织的情况。如果认为没有必要,完全可以不使用。但如果应用,要为你所用!

ISO管理体系标准中运用SWOT分析工具的五点建议.pdf

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