关于文件编号

花溪

通常我们在体系建立的时候，都会对文件进行三等分或者四等分，即一阶文件、二阶文件、三阶文件、四阶文件。在正常认知过程中，每一阶文件都有自己的编号，那么问题来了：

三阶文件中作业指导书，究竟需要几个文件编号？


首先，在没有添加内容的时候，三阶文件是属于表格类，那是不是应该有个四阶文件的编号。


其次，在添加内容后，三阶文件是否还应该有个关于作业指导书的编号，类似三阶文件的编号。


例如：某公司空白的作业指导书，有个XX-QR-PZ-001的表单编号，表示品质部第一份表单。然后将检验内容填进去后，是不是意味着这是一份检验指导书，那么它是不是有个XX-QW-PZ-001的文件编号，表示品质部第一份检验作业指导书。


问题，是不是意味着作业指导书应该是两个编号？一个是表单编号？一个是文件编号？是否有人能解解惑。

laker

SOP用四阶编号，但格式要于三阶的一致，三阶的编号就没必要写上去了

kamire

受控的是文件/记录，不是表格。
如果一个作业书获得批准，那么这份作业指导书的格式内容都获的了批准。
没有人规定两份作业指导书格式要完全一样。
直白的说，编号的目的是为了定位文件，控制文件的唯一性，并且方便检索获得文件

我这样说你应该有答案了

fenghaosu

1、编号规则自行制定，实用合理能区分就好；2、第三阶文件一般就是作业指导书、程序文件以外的一些管理规定等，第四阶文件就是我们所说的记录；3、作业指导书是文件不是记录。作业指导书可以是表格形式的，但是他也是文件，他的编号是三阶文件的编号规则。跟四阶文件——记录的编号规则是有区别的

Abel.WANG

三阶文件是作业指导、操作规程等文件，这类文件通常不是单独以表格形式存在的，单独表单形式的文件一般归属于记录即四阶文件。

这个就看公司如何界定的问题。我们是三阶文件内后面表单可以以附录形式存在（好处在于不会乱用不规范的表单记录，看三阶文件就知道用哪个表单去记录），但该文件只有三阶文件编号，当表单记录表单独使用时（包括三阶文件里附录的表单）都是以四阶文件形式编号存在的。

春之江水

jackeyhfl

jackeyhfl

peterlovejin

Abel.WANG 发表于 2023-8-19 15:45
三阶文件是作业指导、操作规程等文件，这类文件通常不是单独以表格形式存在的，单独表单形式的文件一般归属 ...

steven_sun1111