内审不符合项整改：xx技术文件未回收旧版
本帖最后由 幼儿园就很帅 于 2025-2-19 09:38 编辑审核依据：xxx-S010-04文件管理程序（版次：A）6.5.4非首次发布的文件，收文单位领取文件时需同时交回旧文件，并在《文件发放与回收记录》中登记。
审核发现：旧版技术文件遗留现场。
审核证据：查xx厂现场文件，xx/TD-TY-xx03《xx质量控制规程》有版本4.0、版本5.0，其最新版本为5.0旧版文件未作废处理。
纠正：将xx/TD-TY-xx-03《碳化质量控制规程》4.0版本收回，加盖作废章作废处理。
原因分析：
1.发文部门未按照发放范围要求及时发放文件，以致回收时无法追溯发放份数。
2.文件发放（回收）记录设定及填写不合理，文件发放后无法清晰追溯总发放份数，以致出现漏回收现象。
3.技术文件未定期检查，文件管理程序缺少对技术文件定期检查管理流程。
纠正措施：
1.质量管理部修订FM-S010-155文件发放（回收）记录，备注份数处按照文件发放范围填写总发放份数。
2.修订文件管理程序，新增技术文件半年度检查要求，并对相关要求进行培训。
3.对修订记录填写方式进行培训，并强调发文单位按照发放范围要求及时发放文件，通知收文单位领取文件时需同时交回旧文件。
求助各位朋友，原因和纠正措施这样写可以吗？已经被领导打回来好多次了
根据各位的宝贵建议，做了以下修改：
原因分析：
为什么现场留存旧版技术文件？因为收文人在接到通知领取新文件时未交回旧文件。为什么收文人在接到通知领取新文件时未交回旧文件？因为收文人知道应交回旧文件但漏执行。为什么收文人知道应交回旧文件但漏执行？1.因为收文人对旧文件遗留现场的危害意识不清。2.因为《文件管理程序》中规定的有关职责权限不明确，未交回旧版也可获得新文件。纠正措施：修改《文件控制程序》，明确非首次发布的文件，收文单位领取文件时需同时交回旧文件，发文单位未接收旧文件不得发放新文件。对修改的《文件控制程序》进行培训。
原因分析：
1、文件管理制度执行不严：相关人员未严格按照文件管理制度执行旧版文件的作废处理流程，导致旧版文件滞留。
2、沟通不畅：新版本文件发布后，未及时通知所有相关人员，导致部分人员仍在使用旧版文件。
3、培训不足：员工对文件版本管理的重要性认识不足，缺乏相关的培训和教育。
纠正措施：
1、立即作废旧版文件，对版本4.0的《xx质量控制规程》进行作废处理，包括在文件上加盖“作废”印章或标注作废日期，并确保从工作现场和文件存储区域中彻底移除，避免误用。
2、通知相关人员：向所有使用该规程的人员（包括生产、质检、技术等部门）发出通知，明确告知他们最新版本为5.0，并提醒他们销毁或归还任何旧版文件。
3、更新文件系统：在文件管理系统或公告栏中更新《xx质量控制规程》的版本信息，确保所有人员都能轻松获取最新版本的文件。
预防措施：
1、加强文件管理流程：审查并更新文件管理流程，确保新版本文件的发布、旧版本文件的作废和处理都有明确的流程和责任人。同时，定期对文件系统进行审核，检查是否有未及时更新或作废的文件。
2、提高员工意识：加强对员工的培训和教育，提高他们对文件版本管理的认识和重视程度。确保员工了解文件版本管理的重要性，并能够正确识别和使用最新版本的文件。
3、建立监督机制：设立专门的监督机制或委员会，负责定期检查和评估文件管理情况。对于发现的问题，及时采取措施进行纠正，并追究相关人员的责任。 393690473 发表于 2025-2-18 11:58
原因：文件发放回收要求未得到执行
纠正：收回废弃处置
预防：重新对文控专员进行培训，考核，考核不过换人 ...
:lol你这样写 我估计你领导要吐血 不符合项开在了管理体系的那一条？7.5.3.2，c）？ 感觉原因和措施对不上。分析的原因也不够透彻，有些笼统，没有追溯到根本/系统问题 小厂的内审和大厂还是不一样 fox39221531 发表于 2025-2-18 11:09
不符合项开在了管理体系的那一条？7.5.3.2，c）？
国军标内审，没追溯到条款，应该是是7.5.3.2e）防止作废文件的非预期使用。 h119769 发表于 2025-2-18 11:19
感觉原因和措施对不上。分析的原因也不够透彻，有些笼统，没有追溯到根本/系统问题 ...
求指点 LCP1027 发表于 2025-2-18 11:26
小厂的内审和大厂还是不一样
怎么说 可以 原因：文件发放回收要求未得到执行
纠正：收回废弃处置
预防：重新对文控专员进行培训，考核，考核不过换人，增加审核人检查文件发放回收情况 这是凑不符合数量吧，一般审核3天要开3个不符合项。