再论：控制计划(control plan)归属规范文件，还是归属表单？

chinape

dqs123

Jesse001122 发表于 2024-9-19 22:41
文件与表单的管控方法是不一样的。文件就要进行受控，列入受控文件清单，要有文件发放回收记录。而表单就 ...

表单也是文件的一种

qaddx123

qaddx123

gxs7070

tiaxuan

很显然的表格式的文件

zl6493

chinape

badboy0133

這是一個在品質管理實務中非常有趣且經常被討論的問題：控制計畫 (Control Plan) 究竟應該歸屬於「規範文件」還是「表單」？
樓主提出的五點理由非常有說服力，確實從很多實務操作和參考資料來看，控制計畫是以「表格」形式出現，並且經常與其他PPAP文件一起被作為一種需要填寫和提交的「記錄」或「結果性文件」。
在深入探討之前，我想先說明一下，「規範文件」和「表單/記錄」在文件管理體系中通常有不同的定義和管控方式。
•        規範文件 (Documented Information - Procedures, Instructions, Specifications等)： 通常指提供指導、設定要求、描述如何執行活動的文件。它們是「做事的依據」，相對穩定，變更需要一定的審批流程。例如：操作指導書、檢驗標準、程序文件。
•        表單 (Form)： 是預先設計好的格式，用於捕獲特定數據或資訊。空白表單本身是文件的一種。
•        記錄 (Record)： 是填寫了數據或資訊的表單，或其他形式的、提供活動已完成或結果已獲得的證據。記錄是「做事後留下的證據」。

為什麼很多人認為控制計畫是「規範文件」？
持有這種觀點的人，通常是從控制計畫的功能和重要性出發：
1.        指導性： 控制計畫詳細描述了如何控制零件和過程，包括關鍵特性、控制方法、規格、樣本大小/頻率、反應計畫等。它直接指導生產和品質控制活動，是現場作業的重要依據。
2.        要求性： 控制計畫中規定的內容（如檢測頻率、使用的量具、控制限等）是對相關崗位人員的要求，必須遵守。
3.        動態但受控： 雖然控制計畫可能會隨著過程的改進、客戶要求的變更等因素而更新，但其變更通常需要經過一定的評審和批准流程（類似規範文件的變更）。它不是一次性填寫就完結的記錄。
4.        作為過程的一部分： 控制計畫是APQP（產品質量先期策劃）的核心輸出之一，是將設計要求轉化為製造過程控制要求的關鍵文件。

為什麼樓主（以及樓主引用的資料）認為控制計畫是「表單/記錄」？
樓主的理由非常充分，並且指出了實務中控制計畫的呈現和管理方式：
1.        格式的標準化： 控制計畫通常有一個標準化的表格格式（Form），如樓主提到的 AIAG 的 Control Plan Form。這使得它看起來像一個需要被「填寫」的文件。
2.        作為輸出/證據： 在PPAP提交時，控制計畫是作為一個「已完成的」文件（類似記錄）提交給客戶審批的，證明組織已經策劃了過程控制。
3.        編號規則： 部分公司將其按表單編號 (QR-XXXX) 管理，這也強化了其「表單」屬性的認知。
4.        程序文件的定義： 很多公司的程序文件（如APQP程序）會將控制計畫列為該程序活動的「輸出記錄」或「使用的表單」。
5.        官方手冊的術語： AIAG 的《控制計畫手冊》使用 "Control Plan Form"（控制計畫表格）的說法，這無疑是最直接的證據之一。

我的觀點和試圖調和：
我認為這個問題的答案並非絕對的非黑即白，控制計畫實際上兼具了「規範性內容」和「表格式呈現」的雙重特性。
•        從其內容和作用來看，它承載了大量的「規範性」要求，指導如何行動。 它不是簡單的數據記錄，而是對控制方法的詳細描述和規定。
•        從其格式和管理來看，它經常以標準化的「表格」形式出現，並且在特定階段（如PPAP提交）作為一個「已完成的策劃結果」被審閱和歸檔。
更精確的描述可能是：
•        空白的控制計畫模板：這無疑是一個「表單 (Form)」。
•        針對特定零件/過程編制完成並生效的控制計畫：
o        它可以被視為一個內容非常重要的「動態規範文件」，因為它規定了必須如何控制過程和產品。它的生命週期可能很長，並且會隨著需要而修訂。
o        同時，在文件管理的實際操作中，很多組織會將其**視為一種特殊的「記錄」或「結果性文件」**來管理，特別是當它作為APQP或PPAP階段性成果時。

關鍵在於組織內部文件管理體系的定義和實踐：
•        如果組織的文件管理體系將所有具有指導和要求性質的、需要受控發布和更新的文件都定義為「規範文件」（無論其格式如何），那麼控制計畫因其指導性和要求性，應歸入規範文件。
•        如果組織更側重於文件的格式和生命週期管理，將這種需要「填寫」並在特定節點「完成」的文件視為表單或記錄，那麼控制計畫歸入表單/記錄類也有其合理性。

IATF 16949 的視角：
IATF 16949 強調控制計畫的重要性（例如 8.5.1.1 控制計畫），並要求其包含特定內容，且在發生特定情況時需要評審和更新。標準本身並沒有明確規定它在文件層級中必須是「規範文件」還是「記錄」。它更關注的是控制計畫的存在性、內容的完整性、有效實施和及時更新。

結論與個人傾向：
鑑於樓主提供的強有力證據，尤其是 AIAG 手冊中明確使用 "Control Plan Form" / "控制計畫表格"，以及行業內普遍將其作為PPAP包中的一個「填寫完成的表格」來看待的實踐，我更傾向於認為，在實際操作層面和文件分類習慣上，將「已編制完成的控制計畫」視為一種格式化且內容極為重要的「記錄性文件」或「結果性表單」是可以理解和被接受的。

然而，這並不降低其內容的「規範性」和「指導性」。無論如何分類，組織都必須確保：
•        控制計畫的內容準確、完整，並符合所有要求。
•        控制計畫得到有效實施。
•        控制計畫在需要時得到及時的評審和更新，並且變更得到適當的控制。

這個問題的確引發了很有價值的思考。感謝樓主提出這個問題並分享見解！從文件管理的角度看，如何對其進行有效的版本控制、分發、實施和更新，可能比其在文件層級中的名稱歸屬更為重要。

michael_wei

这么明了的事情，也扯上半天，太闲了