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楼主: Jesse001122

再论:控制计划(control plan)归属规范文件,还是归属表单?

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发表于 2025-5-7 09:54:47 | 显示全部楼层
Jesse001122 发表于 2024-9-19 22:41
文件与表单的管控方法是不一样的。文件就要进行受控,列入受控文件清单,要有文件发放回收记录。而表单就 ...

表单也是文件的一种

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发表于 2025-5-9 12:53:24 | 显示全部楼层
很显然的表格式的文件

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发表于 2025-5-13 11:43:28 | 显示全部楼层
這是一個在品質管理實務中非常有趣且經常被討論的問題:控制計畫 (Control Plan) 究竟應該歸屬於「規範文件」還是「表單」?
樓主提出的五點理由非常有說服力,確實從很多實務操作和參考資料來看,控制計畫是以「表格」形式出現,並且經常與其他PPAP文件一起被作為一種需要填寫和提交的「記錄」或「結果性文件」。
在深入探討之前,我想先說明一下,「規範文件」和「表單/記錄」在文件管理體系中通常有不同的定義和管控方式。
•        規範文件 (Documented Information - Procedures, Instructions, Specifications等): 通常指提供指導、設定要求、描述如何執行活動的文件。它們是「做事的依據」,相對穩定,變更需要一定的審批流程。例如:操作指導書、檢驗標準、程序文件。
•        表單 (Form): 是預先設計好的格式,用於捕獲特定數據或資訊。空白表單本身是文件的一種。
•        記錄 (Record): 是填寫了數據或資訊的表單,或其他形式的、提供活動已完成或結果已獲得的證據。記錄是「做事後留下的證據」。

為什麼很多人認為控制計畫是「規範文件」?
持有這種觀點的人,通常是從控制計畫的功能和重要性出發:
1.        指導性: 控制計畫詳細描述了如何控制零件和過程,包括關鍵特性、控制方法、規格、樣本大小/頻率、反應計畫等。它直接指導生產和品質控制活動,是現場作業的重要依據。
2.        要求性: 控制計畫中規定的內容(如檢測頻率、使用的量具、控制限等)是對相關崗位人員的要求,必須遵守。
3.        動態但受控: 雖然控制計畫可能會隨著過程的改進、客戶要求的變更等因素而更新,但其變更通常需要經過一定的評審和批准流程(類似規範文件的變更)。它不是一次性填寫就完結的記錄。
4.        作為過程的一部分: 控制計畫是APQP(產品質量先期策劃)的核心輸出之一,是將設計要求轉化為製造過程控制要求的關鍵文件。

為什麼樓主(以及樓主引用的資料)認為控制計畫是「表單/記錄」?
樓主的理由非常充分,並且指出了實務中控制計畫的呈現和管理方式:
1.        格式的標準化: 控制計畫通常有一個標準化的表格格式(Form),如樓主提到的 AIAG 的 Control Plan Form。這使得它看起來像一個需要被「填寫」的文件。
2.        作為輸出/證據: 在PPAP提交時,控制計畫是作為一個「已完成的」文件(類似記錄)提交給客戶審批的,證明組織已經策劃了過程控制。
3.        編號規則: 部分公司將其按表單編號 (QR-XXXX) 管理,這也強化了其「表單」屬性的認知。
4.        程序文件的定義: 很多公司的程序文件(如APQP程序)會將控制計畫列為該程序活動的「輸出記錄」或「使用的表單」。
5.        官方手冊的術語: AIAG 的《控制計畫手冊》使用 "Control Plan Form"(控制計畫表格)的說法,這無疑是最直接的證據之一。

我的觀點和試圖調和:
我認為這個問題的答案並非絕對的非黑即白,控制計畫實際上兼具了「規範性內容」和「表格式呈現」的雙重特性。
•        從其內容和作用來看,它承載了大量的「規範性」要求,指導如何行動。 它不是簡單的數據記錄,而是對控制方法的詳細描述和規定。
•        從其格式和管理來看,它經常以標準化的「表格」形式出現,並且在特定階段(如PPAP提交)作為一個「已完成的策劃結果」被審閱和歸檔。
更精確的描述可能是:
•        空白的控制計畫模板:這無疑是一個「表單 (Form)」。
•        針對特定零件/過程編制完成並生效的控制計畫:
o        它可以被視為一個內容非常重要的「動態規範文件」,因為它規定了必須如何控制過程和產品。它的生命週期可能很長,並且會隨著需要而修訂。
o        同時,在文件管理的實際操作中,很多組織會將其**視為一種特殊的「記錄」或「結果性文件」**來管理,特別是當它作為APQP或PPAP階段性成果時。

關鍵在於組織內部文件管理體系的定義和實踐:
•        如果組織的文件管理體系將所有具有指導和要求性質的、需要受控發布和更新的文件都定義為「規範文件」(無論其格式如何),那麼控制計畫因其指導性和要求性,應歸入規範文件。
•        如果組織更側重於文件的格式和生命週期管理,將這種需要「填寫」並在特定節點「完成」的文件視為表單或記錄,那麼控制計畫歸入表單/記錄類也有其合理性。

IATF 16949 的視角:
IATF 16949 強調控制計畫的重要性(例如 8.5.1.1 控制計畫),並要求其包含特定內容,且在發生特定情況時需要評審和更新。標準本身並沒有明確規定它在文件層級中必須是「規範文件」還是「記錄」。它更關注的是控制計畫的存在性、內容的完整性、有效實施和及時更新。

結論與個人傾向:
鑑於樓主提供的強有力證據,尤其是 AIAG 手冊中明確使用 "Control Plan Form" / "控制計畫表格",以及行業內普遍將其作為PPAP包中的一個「填寫完成的表格」來看待的實踐,我更傾向於認為,在實際操作層面和文件分類習慣上,將「已編制完成的控制計畫」視為一種格式化且內容極為重要的「記錄性文件」或「結果性表單」是可以理解和被接受的。

然而,這並不降低其內容的「規範性」和「指導性」。無論如何分類,組織都必須確保:
•        控制計畫的內容準確、完整,並符合所有要求。
•        控制計畫得到有效實施。
•        控制計畫在需要時得到及時的評審和更新,並且變更得到適當的控制。

這個問題的確引發了很有價值的思考。感謝樓主提出這個問題並分享見解!從文件管理的角度看,如何對其進行有效的版本控制、分發、實施和更新,可能比其在文件層級中的名稱歸屬更為重要。

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发表于 2025-5-14 08:11:39 | 显示全部楼层
这么明了的事情,也扯上半天,太闲了
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