作业指导书这样写才有效！4个维度教你提升SOP执行力

才苏学浅

作业指导书这样写才有效！4个维度教你提升SOP执行力

什么是SOP？

SOP是Standard Operation Procedure三个单词中首字母的大写，即标准作业程序，SOP的核心，就是把特定流程的关键问题细化及量化。

SOP是作业人员的工作准则，将作业人员的工作进行说明与规范，以达作业的一致性与标准性。一份完整且最新最标准的SOP不但可以规范生产流程还能影响整个公司的运作。

许多经验丰富的管理者常常这样总结：“一家公司只需要两本手册，一本是红色的质量手册，另一本是蓝色的标准操作程序（SOP）手册。”这足以说明SOP的广泛应用及其重要性。

作业指导书的要求与步骤

基本要求

1、内容应满足

(1)5W1H原则任何作业指导书都须用不同的方式表达出:a.Where:即在哪里使用此作业指导书，b.Who:什么样的人使用该作业指导书c.What:此项作业的名称及内容是什么d.why:此项作业的目的是干什么。e.When:什么时候使用该作业指导书。f.How:如何按步骤完成作业。
(2)“最好，最实际”原则a.最科学、最有效的方法。b.良好的可操作性和良好的综合效果。

2、数量应满足

1)不一定每一个工位，每一项工作都需要成文的作业指导书。
2)“没有作业指导书就不能保证质量时”才用。
3)描述质量体系的质量手册之中究竟要引用多少个程序文件和作业指导书，就根据各组织的要求来确定。
4)培训充分有效时，作业指导书可适量减少。
5)某获证企业质量手册中引用的作业指导书清单。

编写步骤

1、作业指导书的编写任务一般由具体部门承担。2、明确编写目的是编写作业指导书的首要环节,3、当作业指导书涉及其它过程(或工作)时，要认真处理好接口。4、编写作业指导书时应吸收操作人员参与，并使他们清楚作业指导书的内容。

作业指导书的管理

1、作业指导书的批准
1)作业指导书应按规定的程序批准后才执行，一般由部门负责人批准。
2)未经批准的作业指导书不能生效。

2、作业指导书是受控文件
1)经批准后只能在规定的场合使用。
2)严禁执行作废的作业指导书3)按规定的程序进行更改和更新,

如何评估SOP是否有效？

这里有作业指导书必备的四个要素，只有满足了这四要素，才能称得上是好的作业指导书。

要素一：作业人员信任你的作业指导书

作业指导书值得信任是核心。当作业指导书是作业人员作业时唯一被遵循的指导时，这种信任才有可能建立。然而，现实中经常发生的是，某工程师，经理来到现场，口头对作业人员的操作提出变更要求，这些要求并没有反映到作业指导书上。这些工程师、经理甚至把这种行为看作是自己的能力。这样下去，作业人员自然不会对作业指导书产生信任。无论是谁，都应该以书面的方式传递现场作业的要求，否则就会毁掉员工的信任。

要素二：作业人员能快速理解作业指导书一份好的作业指导书，应该能让作业人员很快理解。应该尽可能用图片来提供作业指导，仅辅助以很少的必要的文字。

当一份作业指导书包含太多与“作业”无关的内容时，其可理解性将大大降低。一份作业指导书应该尽可能只有一页，作业人员如果需要在多页/多屏之间切换时，作业指导书的可用性也将大受影响。还有，如果用一些专业术语，或只有自己才看得懂的简写来写作业指导书，那么这种作业指导书在还没发行前就已经失败了。

要素三：作业指导书应该随时可以被作业人员拿到

作业指导书是不是要时刻挂在作业人员的眼前呢？我的看法是，如果能做到时刻挂在眼前自然是最好。即使做不到时刻挂在眼前，那么当作业人员需要参考作业指导书时，他应该能很快地拿到它，这里的“很快”指的是在几秒钟的时间内。为什么有这样的要求呢？因为，如果他不能在几秒内拿到作业指导书，那么他就可能会自己猜测，去问同伴，问组长，而那些人给他的答案也许是不正确的。更重要的是，如果作业人员去问人而不是看作业指导书，那么将对要素一产生负面影响。

要素四：作业指导书要与员工的培训保持一致

我们都会为作业人员提供培训，这些培训的教材可能不是写作业指导书的人编写的。如果培训教材的要求、用词与作业指导书不保持一致，那么将困扰被培训人员。员工的技能培训与作业指导应该是一个体系的，保持两者的一致性是最基本的要求。

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