体系文件电子化的疑问

ceq518 · 发表于 2025-10-12 08:58:24

时代在进步啊，庞大的体系文件和记录正在被无纸电子数字化，告别纸质浪费、版本混淆、查询困难、不能及时发放等问题，越来越多地俘获企业之心。但看着某些企业电子文件管理系统执行，内心又堪忧——

1、电子文件不能满足和纸质文件控制要求一致，系统登录无控制，文件管理随意，不可控，不能追溯性。

2、企业资源投入不足，没有完善的电子文件管理系统，制定、审批、查阅权限设置不当，部分人员职责形同虚设；电子签名系统不完备，检查时临时打印的文件、记录，常见相关人员签名、日期空白，也为随意记录留下温床。

3、缺乏对电子文件管理系统的风险认知，系统安全性、保密性不可靠，导致保存文件常有缺失。

4、盲目推行，文件管理硬件配置跟不上或企业人员素质达不到，缺乏配套的自动现场数据采集-生成处理，记录及时、真实、完整存疑。

体系文件纸质化带来的工作是很繁琐，但电子化的路也不是随心所欲的顺畅，规范、可控有很多细节要思考落实，方便实用才可靠、可信。现在很多检查或审计还停留在看企业能否及时提供文件记录上，听到企业实施了文件“电子化”就觉得“高大上”-----事实上落实文件控制的效果如何？----自思量……

望大家共同讨论，共同进步……

billye · 发表于 2025-10-12 11:23:06

谢谢分享

叶太平 · 发表于 2025-10-12 11:29:36

谢谢分享

steven_sun1111 · 发表于 2025-10-12 16:21:52

欧小翊 · 发表于 2025-10-12 16:55:13

必须建立一套完整的规范化的流程

lemonkey · 发表于 2025-10-12 18:51:26

bandager · 发表于 2025-10-12 20:33:53

luzi0205 · 发表于 2025-10-12 22:19:01

谢谢分享

samtang · 发表于 2025-10-13 05:23:04

kellyz · 发表于 2025-10-13 07:06:57

谢谢分享

youyou123 · 发表于 2025-10-13 07:20:23

多谢分享

sun-ch秋枫 · 发表于 2025-10-13 07:38:03

谢谢分享

水煮开水 · 发表于 2025-10-13 07:40:13

分析的有道理

zackrui · 发表于 2025-10-13 07:58:47

谢谢分享

WinterKing · 发表于 2025-10-13 08:12:08

我们这就是，老板喊着口号要“无纸化办公”，却不批钱建设电子文件管理系统，仅在网盘里折腾，那叫一个乱啊

510389 · 发表于 2025-10-13 08:27:35

小黑妹妹 · 发表于 2025-10-13 08:37:29

这个是需要很多钱还有专门的人去做的。我之前的公司有一个系统，但是审批流程超级的长，公司的人根本就没有每天上系统看的习惯，全靠申请人去一个一个说，并且只是走一个系统的流程，而公共盘里的版本还是要靠DC更新还是用的纸质档。发行也是纸质档，经常出现两个版本同时存在。
我现在的公司比较舍得在系统上花钱，平时公司所有的事都是在系统里完成，并且发出申请如果流程到你这系统会自动发邮件给你让你批。批准好后，公司系统内和公共盘里的文件自动升版更新，不需要DC去更新。然后系统有专门的部门维护人数也不少。
包括产线上都已经是无纸化办公，每台机台上都有电脑，所有的SOP SIP 技术文件都在电脑上，操作全部上系统，每个都还装了摄像头，平时的品质测量尺寸都是设备自动上传的，包括卡尺，都是选好了料号一卡数据自动上传不用手动输尺寸。
总的来说公司有一个很大的系统，人员培训学习、工作、体系文件、各种其他事宜全是在系统上，但是真的是要花非常多的钱的，公司没有上规模是没办法支撑的

有缘结识品质 · 发表于 2025-10-13 08:58:16

谢谢分享

v114623357 · 发表于 2025-10-13 09:26:23

jia09 · 发表于 2025-10-13 09:29:30

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