请问文件受控问题

lzj770

请问各位前辈是不是所有的体系文件都要盖受控章？如果是电子版的文件怎么办？

hmso

受控≠盖章

dingsha

7.5  形成文件的信息（成文信息）
7.5.1  总则
组织的质量管理体系应包括：
a) 本标准要求的形成文件的信息；
b) 组织确定的为确保质量管理体系有效性所需的成文信息；
注：对于不同组织，质量管理体系成文信息的多少与详略程度可以不同，取决于：
——组织的规模，以及活动、过程、产品和服务的类型；
——过程及其相互作用的复杂程度；
——人员的能力。
7.5.1.1  质量管理体系文件
组织的质量管理体系应形成文件，并包括一份质量手册，可由一系列（电子或硬拷贝形式的）文件构成。
质量手册的格式和结构由组织自行决定，将取决于组织的规模、文化和复杂性。如果采用一系列文件，则应保留一份构成组织质量手册的文件的清单。
质量手册应至少包括以下内容：
a) 质量管理体系的范围，包括任何删减的细节和正当的理由；
b) 为质量管理体系建立的形成文件的过程或对其引用；
c) 组织的过程及其顺序和相互作用（输入和输出），包括任何外包过程控制的类型和程度；
d) 一个显示组织质量管理体系内哪些地方满足了顾客特定要求的文件（即：矩阵）。
注：可采用一个显示组织过程如何满足本汽车QMS标准要求的矩阵来辅助在组织过程与本汽车QMS标准之间建立联系。
7.5.2  编制和更新
在创建和更新成文信息时，组织应确保适当的：
a) 标识和说明（如标题、日期、作者、索引编号）；
b) 形式（如语言、软件版本、图表）和载体（如纸质的、电子的）；
c) 评审和批准，以保持适宜性和充分性。
7.5.3  形成文件的信息的控制
7.5.3.1 应控制质量管理体系和本标准所要求的成文信息，以确保：
a) 在需要的场合和时机，均可获得并适用；
b) 予以妥善保护（如防止泄密、不当使用或缺失）。
7.5.3.2 为控制成文信息，适用时，组织应进行下列活动：
a) 分发、访问、检索和使用；
b) 存储和防护，包括保持可读性；
c) 更改控制（如版本控制）；
d) 保留和处置。
对于组织确定的策划和运行质量管理体系所必需的来自外部的成文信息，组织应进行适当识别，并予以控制。
对所保留的、作为符合性证据的成文信息应予以保护，防止非预期的更改。
注：对成文信息的“访问”可能意味着允许查阅，或者意味着运行查阅并授权修改。

fuqiyu

dingsha 发表于 2017-11-27 13:10
我给你把最新的标准发上去了，去看看吧，没有标准是规定一定要盖什么章的。都是之前的人，搞的什么玩意儿。 ...

【怼】是重点要圈起来，考试要考。
有时候死读标准而不能灵活运用未必见得是件好事。
一、道理也不难理解，和对产品需要做标识类似的道理。比如在来料接收、贮存、生产及交付这系列的过程中，之所以要贴示“检验合格”、“不合格”“让步接收”的标识或标签，其目的也是为了防止不同类型、不同检验状态及质量状态的产品混用或错用，确保在需要时（如产品出现质量问题）对产品质量形成过程实现追溯查找发生的原因,并能有效地进行产品的识别、隔离等。      就像质检员说我对已经检验过物料哪些合格那些不合格心里都有数，没必要做标识。你自己是清楚了，下一道工序的人员如何辨识如何验证，以及追溯？

二、什么才是“适当识别”的方式。加盖“受控章”虽不是文件控制的唯一方法，但却是最为常用且有效的方式，  能够简洁明了一目了然区分 受控文件与非受控文件   你还想怎样？
难不成，你想在每次接受审核的时候大费周章地这样去解释——
跟审核员介绍公司控制文件的方法，你说我们公司文件一般不做盖章处理，所有在用的文件已经达到了控制预期目标。如果不相信，您可以检查现场是否有不符合本单位规定的非受控文件在使用。如果既拿不出必须盖受控章的标准或文件规定，又查不出非受控文件在使用的现象，就说明我公司文件的控制方法是有效的。

就想问一句，这样做累不累？

steelqu

电子版的也可以盖上水印章。并加密做成不可修改PDF版啊，关键文件出处很重要，电子档的必须从文件管理盘里出，文控专员管理，其他人员按只可阅读

Kelly

fuqiyu

steelqu 发表于 2017-11-26 23:15
电子版的也可以盖上水印章。并加密做成不可修改PDF版啊，关键文件出处很重要，电子档的必须从文件管理盘里 ...

关键点已提到。再补充一下，电子文档管理事宜可以一并在【文件控制程序】里做好说明。例如执行借阅 收发等手续应按纸质受控文件等同处理，做好外借 收发登记备注，以达到有案可查。
***说句题外话，鉴于电子文档易于拷贝传播、造成知识管理外泄的特点，不太建议受控电子文档进行外发。如内部有学习需要，可以提交申请单，发放纸质档。

qianhua1188

lzj770

纸质的文件是不是都要加盖受控印章啊？

fuqiyu

lzj770 发表于 2017-11-27 10:23
纸质的文件是不是都要加盖受控印章啊？

觉得你的问题都有点小白，在公司负责文控一块，还是体系？   
核心依据当然是要看公司建立的【文件控制程序】以及其他文件资料管理规定如何作出说明。     原则上一二三级文件（手册、程序、sop sip、管理文件等）盖章外， 其他列入“受控文件清单”的都必须加盖 受控章。

这是文件标识的范畴，类似的标识当然还是有 如“作废章”、“外来文件章”、“原副件章”等。

思诚

dingsha

fuqiyu 发表于 2017-11-27 11:20
觉得你的问题都有点小白，在公司负责文控一块，还是体系？   
核心依据当然是要看公司建立的【文件控制程 ...

你也很小白啊，按照文件规定这个你说对了，但是谁规定一定要盖章了？不盖章就不受控了？好好学习学习再去“指导”别人。

fuqiyu

dingsha 发表于 2017-11-27 11:27
你也很小白啊，按照文件规定这个你说对了，但是谁规定一定要盖章了？不盖章就不受控了？好好学习学习再去 ...

但是谁规定一定要盖章了？不盖章就不受控了？——
想攻击别人先请注意别人回复的前提条件，须加盖受控标识的 这里我只针对性地提出了两点，①一二三级文件  ②其他列入“受控文件清单”的。  

第二，你也先去好好弄清楚文件做标识的目的和意义再来和我讨论这个问题。