文控发文所有文件都要保留签字原档吗？

如果如果

公司有很多SOP，sip是否文控都必须保留签字版的原稿？因为有好多是彩打的，不好复印，所以才有这个疑问，谢谢大家。

zhanjiuzhou

    两种方式保留原版彩色文档：
   1、发放前签字文档多签1份，1份原版彩色文档签字存档，其余几份签字版发放。
   2、在彩色文档的电子版上，采用电子签名。发放前多打印1份纸质版存档。
   无论如何,原版备份存档是必须的。存档的方式可以是纸质的，也可以是电子版的。签字后扫描存档也是一种方式。

g15310

不签字怎么证明是经过评审了？

可以签署一份扫描后存电子档，分发时打印出来盖章即可；或者在服务器中开辟一个区域，设定只读权限，这样就可以在各区域都可以查阅，甚至工位上安装终端后直接打开。

所有的一切，都是出于一个目的：文件需要受控。

如果如果

大道无疆 发表于 2018-5-31 15:00
你确定发出的文件不会丢失、来你这补发？不保留原稿审核你那什么给审核机构看？ ...

签字盖好章的我都扫描了，原稿我没存，部门彩色打印签字就给了我一份，公司不好彩色复印。

大道无疆

你确定发出的文件不会丢失、来你这补发？不保留原稿审核你那什么给审核机构看？

vincent_ting

可以搞成扫描后的pdf格式

如果如果

vincent_ting 发表于 2018-5-31 15:09
可以搞成扫描后的pdf格式

嗯 目前我就这么操作的 签好字盖完章的扫描成PDF了

画上纸

TBD16888

mayinlong

sdzbsk

大道无疆

如果如果 发表于 2018-5-31 15:27
嗯 目前我就这么操作的 签好字盖完章的扫描成PDF了

审核时不用给他们纸档看，直接给他们电子档看吗？