文件控制（Document Control）也许是管理体系中最重要的一个部分了。
文件控制管理着文件与过程的建立、批准、发布和保存，各种管理体系都会用到。
我们现在越来越强调全员参与，要实现这个目的，文件控制绝对是一个重要的工具。
如何快速判断一家公司的文件控制水平呢？
大部分的企业建立流程和程序的目的是保持高水平的质量及高一致性，基于这个目的，一个好的文件控制系统必须具备下面这六个特征：
1. 程序文件中要有流程图
很多文件流于形式的最主要原因就是没有操作性，而没有操作性往往在于没有做到过程导向，而流程图是过程导向的必备要素。
这是烤面包的操作流程图，有了这张图，大家就都能操作机器烤面包了，纯文字的描述很难达到这个效果。
2. 不同类型的文件管理流程要有区别
例如，对于作业指导书与程序文件，我们不可能使用相同的文件模板，也不可能适用相同的审批流，每个类型的文件（文件的类型分类见下图）都应该有自己的管理流程。
你如果看到一家公司只有一张文件管理流程图，就要怀疑这个文控流程是否只是流于形式了。
3. 文件的审核、批准矩阵要建立
文件必须得到必要的人员的审核及批准才可以生效，否则文件发行后，往往得不到执行。
因此，文件由谁来审核与批准就非常重要，企业要根据文件的类别、内容事先制定出审核、批准矩阵。
下图就是一个审批矩阵：
文件的发行是为了指导行为，如果相关的员工根本就不知道有了新的文件，自然就不会改变行为了。
要解决这个问题，要靠培训。
一些重要的文件，文件写好的时候，也应该把培训材料准备好。在某些公司，文件批准与发行之间会增加一个“等待发行”的流程步骤，只有必要的培训都完成了，才会从“等待发行”转为正式发行。
文件培训的难点在于，你必须要有一套文件管理的IT系统（例如下图），才有可能实现上述要求。因此，文件管理的数字化也是势在必行。
5. 文件版本控制要有追溯性
文件管理是一个持续的过程，文件变更时不仅要做版本升级，还要保证内容的追溯性，让使用者清晰地明白变更的具体内容，示例如下：
6. 文件查询要便捷
文件都建立后，如何展示给读者，是个重要问题。
简单地把所有文件往系统一放，查询起来必然非常不便，大家就不会去用。
因此，我们需要把文件归类，用可视化的方式展示出整个文件体系。
结语
文件控制是管理体系的信息中心，以上六点能帮助我们提升文控系统的有效性，也是做文件管理审核的一种高效方法。
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发表于 2018-11-5 14:35:33
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谢谢
