记录管理的表单一般如何通过何种方式受控？

Ronnie

如题。
我们一般会在程序文件或管理办法里面输出很多四阶表单。这些表单因为数量众多，而且因为多数是给到一线员工的，所以一般也就直接发行下来了。
各个process  owner自己去管控。当有表单新版本要更新的时候，常规也只是通知相关部门不要再用旧版本表单，切换一个日期进行新版本表单的使用。

问题：这些四阶表单在外审的时候，一般审核老师会有什么受控方面的要求吗？对于公司来讲怎么执行会比较好一点？（或者就是保险一点，不被开不符合项）

谢谢。

zhaohonggang

1、文件管理方式在体系上并没有明确说明的，只说明了需要达到的要求，但是审核的时候别被抓到使用混乱就可以；不过有的审核老师可能会认为“过程负责人”来管理是有风险的，也会开不合项的；
2、表格的修改者，包括批准权限可以是“过程拥有者”，受控、通知、分发、回收、监控之类的还是由文控中心比较合适，专人专项负责，风险低很多；
3、这里说的表格是指基础框架格式；像一些表格会根据产品不同，有多个格式，一般也是部门内部用，这个就由部门内部管理了；如：工单、随工单等；
4、有文控中心管理表格，也可以避免随意、频繁的更改，使用，最好建立即时使用模式，即每次使用时，从指定服务器下载，避免旧表格误用；

欧贝贝

一般外部审核老师都会按照公司要求的表单管理要求去审核，这种表单作为成文信息的管控，在进行变更后需要有一个变更的通知，内容的话要明确变更的内容，变更后新表单实施的日期，这些都是审核老师关注的点。
现在要看的是：你们是否有要求？有要求是否按照要求执行？如这些都通过，那审核就没问题。

steven_sun1111

也问个记录表单受控的事，如果某个表单公司总部受控的表单，但此表单也适用于我们分公司，同时表单信息内容需要向公司总部相关人员做确认，此表单但又需要在我分公司体系内作管控，那此表单是否需要同时保留总公司的表单号，同时赋予分公司的受控表单号？？

鄂F8888

四级表单一般都是升级后升级到新的版本，新旧直接切换，根本不存在你说的这种问题啊

die

管理失控吧

叶太平

首席质量官CQO培训资料

hunter5168

最少也要做到新舊版本發行與回收，只是閣下的回收作業 恐有難度呀。

水边的菜叶子

1、记录模板的切换和正常的文件版本更换流程相同，重要的是有版本变更的批准记录。
2、各部门可针对主管的记录表单建立受控清单，体现表单名称、受控编号、版本、主管人员等。
3、现场应用的要和受控表单中的一致。
4、注意保存年限。

ouyangdengke

感谢楼主分享！！！

zeffenberg

学习了

Aaron.yang