体系审核中对文件管理的审核可以详细到什么程度?

yuwenjing

在体系审核中，在统计文件发放、回收及时率的时候，需要做几个方面的统计？
我下面的统计合理吗？
还是要根据公司《文件管控程序》，每一项都涉及到？

序号

适用型号

文件类型

文件名称

编号

版本号

发放时间

发放份数

上版回收时间

上版需回收份数

受控原件是否归档

作废原件是否归档

回收复印件是否及时销毁

电子台账是否记录

大家还有什么需要指点 的吗，欢迎留言，谢谢？

zhaohonggang

体系审核中对文件管理的审核可以详细到什么程度?
体系审核中，通常很少直接关注文件的发放和回收，通常为审核过程中发现文件管理异常才会去追溯对应文件的管理，如：发放回收记录。
统计文件发放、回收及时率；
发放及时率：目标数据计算怎么策划的呢？如：文件受控后，2天内完成发放？那么统计的数据里少了文件受控时间；
回收及时率：同样，目标数据计算怎么策划的呢？如：发放时同步回收？发放后1天内回收？等等。
个人建议：
统计的项目是比较全面了，但通常提倡“够用”，并不是全面。所以包含“基础识别信息”+“绩效目标需求信息”也就够了；“基础识别信息”，如:序号、名称、编号、版本、份数、发放至部门；“绩效目标需求信息”，如：受控日期+发放日期+回收日期+绩效达标情况评价；至于归档、销毁、记录台账等等具体的操作的执行结果监视，可以考虑采用周期性的抽查来监视。

yuwenjing

zhaohonggang 发表于 2020-5-19 11:58
体系审核中对文件管理的审核可以详细到什么程度?
体系审核中，通常很少直接关注文件的发放和回收，通常为审 ...

非常感谢

laker

njkiller

很全面了

xhjfbi

文件发放、回收及时率是怎么定义的或者计算公式是什么。搞清楚了就能统计绩效了。

XYXCL20141231

谢谢分享！！！

wei1394

最好是把发放和回收做在一张表里面

zackrui

zhaohonggang 发表于 2020-5-19 11:58
体系审核中对文件管理的审核可以详细到什么程度?
体系审核中，通常很少直接关注文件的发放和回收，通常为审 ...

lurenjia2011050

谢谢