体系人如何做好体系文件

深圳体系专员

一谈到管理体系，大部分人都会不由自主的联想到厚厚的的文档。而实际上，任何公司导入管理体系，其第一步也确实是编写文档，即体系文件。

若有切身管理ISO标准体系的企业，都清楚ISO质量体系文件的重要性。可以说，管理体系建立的首要标志就是一套完整清晰的管理体系文件。

千里之行始于足下，编好体系文件才能为公司真正建立自己的管理体系奠定良好的基础。

但遗憾的是，很多公司都忽视了这一点。

对于成熟大型的企业还好说，也许因为多年的发展，已经有了一套完善的体系。

但是对于许多初创中小型企业来说，很多情况下是要么把体系文件编写的工作委托给外部咨询机构；要么在公司内部找一两个文字功夫比较好的人来将现有的文件编一编，改一改，也不管是否适合于自己的企业，完成任务能应付下审核就行了。

这样编出的文件可想而知又怎会得到有效执行呢？

要知道，管理体系的建立不是一朝一夕的，但管理体系能够带来的效益却是长远的。

公司的ISO体系文件究竟该如何编写呢？这是许多体系管理人员面临的一个难题。

在度娘上随手一搜，便能发现许多体系从业人员依旧在被不会编写体系文件的问题所困扰。

说真的，想要编写体系文件其实真不容易。

写的不好容易脱离实际造成体系运行管理两层皮的现象，要想写好的话需要你辛苦地付出，一个部门一个部门地去沟通、去调查、听取意见、了解他们的瓶颈，然后帮他们制定合理的程序和规范。

隔壁体系部的老李，为了编写一份体系文件，又是组织开会又是挨个去找各部门进行内审，历时30天，至少加班了25个晚上，遇到不配合的部门还需要浪费大量时间等待。

质量部的小张，为了一份公司ISO体系运作的整体分析报告，那份103页的PPT，耗时半个月才做完，共4个版本。最后一个版本花了7个工作日，每日加班到凌晨晚上1点。

如果你还在用传统的方式来编写体系文件，那么效率低是必然的。

小编就曾见过，有的企业现在还在用手抄文控记录，这种较为落后的方式不仅容易出现文件编码混乱、文件会签流程繁琐等问题，而且不方便更改查找以及保存。

而有的企业虽然已经使用了类似OA的线上办公系统，但其说到底不是专为体系服务的，部分文档管理功能并不能直接满足企业编写体系文件的要求，也无法提升体系从业者的工作效率。更何况动辄几十万的OA系统也不适合很多中小型企业。

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第一个问题答案楼上的“体系君”老师已经做出回答，学生说说自己不同的看法（欢迎各位大老师补充）……
编写的体系文件，除了检验编写人员对与标准点的理解，还体现了编写人员的文学修养……
之前某个“老师”指点：你写的程序文件，最好能用普通人都能够理解的文字，让没有从事相关工作的人员看了这份文件后，都能明白怎么去进行相关活动……
道理虽然很简单，但是编写的文件：逻辑是否存在矛盾、内容是否过于空洞、相关人员是否能按照该文件去进行相关活动……
都是需要花费大量精力仔细推敲，还需要经过实际活动去验证是否有效……
从“术”（方法论）的运用到“道”（个人对于体系理解的构建）的输出，一份程序文件包含了太多（酸、甜、苦、辣）……
至于为何不会编写体系文件，该反思的是“人、机、料、法、环”那个环节失效……

小酒鬼

以获证为前提：当然就是要节省时间，体系工程师先去产线了解公司流程，编制文件。之后，召开文件评审会议，一份份的文件过。有不同意见的，让老板拍板。获证后，通过分层审核、客户审核进行修订。
如果谈到系统管控文件的话，之前有个台湾公司单独开发的文件管控系统叫“DQCS” 暂时没有遇到可以与之抗衡的系统。

深圳体系专员

不知道大家对于用信息化的方式来管理体系文件有什么看法呢？

体系君

体系人员要做的是体系框架的搭建，协调流程负责人开发文件，组织跨职能流程评审。
文件编写是流程负责人的事情，体系人员是顾问的角色，提供支持。
可能部分公司如您所述，尽力改变他们的观念。

yangjg

现在有个叫‘艾思欧’的软件，有兴趣可以百度试一下。

awwwa8888

这里有块木头

体系文件谁来编？

Jesse001122

hu252001

寫吧凡事要有依據