文件控制程序的疑问

jiakechong86 · 发表于 2022-10-21 14:44:10

问大家一个事，之前我们做文件控制程序时，文件的修订时需要现提交《文件更改申请单》批准了再提交文件《新增/修订/废止申请单》，这个2各记录都是由文件更改修订的作用，请问怎么区别。

jiakechong86 · 发表于 2022-10-22 07:52:15

keyf 发表于 2022-10-21 22:07
不清楚你具体流程怎么定义的，但从字面理解：
《文件更改申请单》应该是所有部门都可以提出，接受对象是文 ...

我也觉得2各记录有区别，但是感觉如果小企业按这样得操作运行，会很难执行，流程想简化成适合我们公司实际运行的。所以想确认这2个记录什么区别，避免漏掉东西，审核时被别人问哑巴了

kamire · 发表于 2022-10-21 18:02:15

jiakechong86 发表于 2022-10-21 17:03
嗯嗯说到点子上了，原来程序有点走2个文件，我现在就是想走一个就算了。但是怕遇到强硬的老师说我们流程 ...

你只要有
1. 提出需修改内容
2. 经过上级审核批准
3. 改版发行
4. 相关单位接收

就没有问题具体的流程以及使用的表单是你们内部的规定，按自己规定做

keyf · 发表于 2022-10-21 22:07:17

不清楚你具体流程怎么定义的，但从字面理解：
《文件更改申请单》应该是所有部门都可以提出，接受对象是文件编制部门，类似采购需求。
《新增/修订/废止申请单》应该是过程责任部门或文件编制部门提出，向文控部门受理备案这个文件，类似采购过程。

欧贝贝 · 发表于 2022-10-21 14:59:12

第一个是申请没错，第二个文件应该是说明吧（说明一下文件新增/更改的内容），如果是废止的文件，在前期进行申请时应该就已经做出批示，这些记录的名称，用途都是根据公司的实际情况进行命名，制定的

这里有块木头 · 发表于 2022-10-21 15:49:38

从字面上理解，第一个，应该是申请文件修订，第二个记录文件修订的状态

如果如果 · 发表于 2022-10-21 16:00:14

我把流程给简化了，直接写修订履历表，因为修订的文件也是有会签评审的过程，如有不同意的，也是不可以发行的

njkiller · 发表于 2022-10-21 16:03:28

没必要搞这么复杂

pylisl · 发表于 2022-10-21 16:23:39

这个只要通过了Review（汇报，会签），approve这个流程即可，保留相应的记录。

lexard · 发表于 2022-10-21 16:29:12

走这两个表单的流程太长了，没有必要，建议留《新增/修订/废止申请单》即可

LEH · 发表于 2022-10-21 16:37:05

jiakechong86 · 发表于 2022-10-21 17:03:23

lexard 发表于 2022-10-21 16:29
走这两个表单的流程太长了，没有必要，建议留《新增/修订/废止申请单》即可 ...

嗯嗯说到点子上了，原来程序有点走2个文件，我现在就是想走一个就算了。但是怕遇到强硬的老师说我们流程有漏洞。

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