求助，关于公司文控管理方案

XuChengpei

求助大佬们，关于公司的文控管理方案。目前的设想是两个大方向：一、设立文控中心，集中式管理。二、集中式和分散式两种方式结合，对于一些核心、共性业务场景的文件资料进行集中化管理，其他相对个性化的文件资料适当放权，分散管理，同时做好日常稽核监督即可。

Alan.wang

以下是文控中心的管理方案，供参考，主要做到创建、审批、发布、借阅、变更、废除。
1. 建立标准化的文档管理流程：制定文档创建、审批、发布、变更、废除等全流程规范，并建立相应的流程文档和模板，确保文档的标准化和规范化管理。
2. 确定文档分类及文件序列：根据不同的业务需求和文件类型，制定详细的文档分类标准和文件序列，为管理和调取信息打下基础。
3. 使用信息管理系统进行管理：使用成熟的信息管理系统进行文档管理，确保文档的准确性、完整性、时效性和保密性。
4. 建立文档统一编号制度：对公司所有的文档进行统一编号管理，便于识别、归档和查找。
5. 实施文档的审查和修订：建立文档的审查和修订制度，并根据不同的原因进行判断及处理，及时更新文档，以确保文档的及时更新和更改记录准确无误。
6. 建立危机预警机制：建立危机预警机制，对重要的档案进行备份和复原，确保文档的安全性和可可持续性。

7. 培训和意识提升：通过培训和意识提升，提高员工的文档管理意识和文档管理技能，确保文档管理的有效性和可持续性。

XuChengpei

目前缺乏实战经验，想在这里向大佬们取取经，学习一下。

willywei1

建议采用集中式管理，所有文件均由职责部门编辑，文控中心发行，给予各部门相应查询、调用权限。这样可以避免出现文件管控混乱、新旧文件掺杂等问题。这样一来只要做好对文件跟踪管理，一般不会出现重大问题。

kamire

从文件/记录电子化的趋势来看，集中控制是一个趋势

wuzhenjun

目前公司采用的是集中式管理

SGM0623

最好是集中管理，统一发放，回收，更改，销毁等。但一般公司规模小，没有专门的文控中心的情况下，文件变更比较少，可以部门分管，做好部门分发标识，识别部门文件即可。

dgsdgdh

建议集中控制，文件共享网盘由专人负责（只有1人权限可更改，其余人全部只有只读权限），所有文件下发，变更流程最终到文控结束，文控负责更新网盘文件，然后下发新版，回收旧版

路过90後

建议集中管理，分散管理你会发现到审核时候，很多文件是缺失的

599161611

集中控制