体系认证，抬头为集团公司的文件使用问题

huazhongcao

各位老师们好，我们公司在搞业务整合，涉及到集团化管理问题，但我们子公司是单独做的IATF16949认证，子公司有些职能部门是直接按照集团的文件执行，想请教下各位老师们，集团抬头的文件能否直接使用？部门名称和职责是相同的，还是说一定要转化成子公司抬头的文件？


谢谢！

kamire

这个问题其实很简单。你不应该看“表面”的要求，而是要关注”事物的本质“。”本质“的要求就是在不违反ISO要求的情况下，你们要做到”说写做“一致就可以了。例如质量部的MRB流程是执行集团公司的流程文件，那么在你们子公司的所有相关文件里面都提到这个流程是执行xx文件流程，在你们子公司的文件控制程序里面也做相应的说明，同时说明这种集团文件你们是如何做发行，受控的，不就行了吗？同时，不单是”说“你们还要做到”做“也一致，像你讲了一堆理由，什么部分职能不适用，这不是什么理由。重要的就是你们要做到实际运行的要100%符合文件要求，无论是你们采用的集团文件还是你们自己写的子公司文件，做不到不适用那么要么改流程，要么改文件做相应的说明。

秋叶S

关于体系认证文件范围界定：我们首先要明确一个概念，IATF16949体系标准中各类职责我们除了设计职责可以进行豁免，其余均需要具备；在此情况下，贵公司在认证时就需要梳理清楚，在子公司这个认证主体下，如果该要具备的职能职责实际上是在集团开展（例如文控职责，是由总部直接管理，子公司没有文控工作，那不是集团认证情况下，你这个工作就是缺失的），那你就需要将此职能作为外包处理，并按外包进行管理，而如果你认为这样操作复杂，资源不足（含人力、费用预算、领导认知等），不能这样开展，那我认为贵司体系认证仅仅就是为了拿证，那就不要太纠结与实际不符导致执行性问题，另起炉灶，一切已取证来开展工作（现有实际能借用的借用），以上供参考

huazhongcao

fuqiyu 发表于 2024-4-23 11:23
和我们目前的组织架构模式和运营模式类似。
你们子公司有独立的文件管理体系， 细究起来，集团部分职能部 ...

集团是有部分职能不适用，但并不会在每个文件中都有涵盖；集团的文件可不可以作为外来文件进行管理，内部做识别，控制，就是不知道外审的时候老师会不会不认可，如果我们内部做转化的话，也就是换个公司抬头，现在子公司好多岗位都被优化了，一个人就是一个部门，即使换个抬头也是要增加工作量；大家来找我，抱怨都是集团文件直接用，就换个抬头是不是太形式化了，但是做集团认证，目前形势不允许；我个人觉得是是可以按照外来文件进行管理的。

fuqiyu

和我们目前的组织架构模式和运营模式类似。
你们子公司有独立的文件管理体系， 细究起来，集团部分职能部门并不在适用范围，而公共部门归口的文件 则需要遵从子公司的体系文件规则   进行格式、编号定义。
这么说能懂？

a798575

集团抬头的文件，子公司可以使用，但是要定义清楚文件的“适用范围”。
实际操作中，这种集团化管理，可以文件增加适用范围栏，明确哪些是集团、哪些是子公司，或其他区分组使用。也可同时用编号规则增强区分。
若文件IT化较强，可根据分组，自动分发到各个适用的组织。

本质就是楼上所说的”说写做“一致，把要做的清晰明了的写出来就行

canon75

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xiang129

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TBD16888

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dfcsf

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