电子受控章是否符合体系要求

1111112 · 发表于 7 天前

各位大佬好，请问公司内部能否用电子受控章代替实体受控章，如果代替的话，带有电子版的纸质文件如果被私下复印，是否不可控？

wwwzhtcom · 发表于 6 天前

电子版文件的受控，重点是只能在线查看的文件才能是受控版文件，一旦下载下来在本地电脑查看，都不再属于受控文件了。因此，电子版受控文件有没有受控章不重要，重要的是文控管理人员要把好关，把文件放在共享盘或云端，其他人只能在线阅览，不能下载。
纸质版受控文件，一定是打印出来电子版后，要手动做好标识，比如通常会手动盖“受控章”，但这不是唯一的方式，也可以采用其他可行的方式。比如我见过一个企业的文控人员在文件封面手写“受控文件”，但是他写的字很特别，一般人模仿不来，这样也可以的。

zcc9527 · 发表于 6 天前

受控章的目的是受控发放和收回吧，盖实体章的同时，代表了受控发放，也很清楚发了多少，应该收回多少。
我觉得如果是电子章，然后又弄成纸本的打印发放，那么电子文件就需要控制不被传播，否则保证不了发放和收回受控。
还有一种情况就是电子章，但是不打印纸本，直接通过IT系统，用显示器呈现的，这种即便不盖章也可以（盖章也无伤大雅），只要保证显示的是IT系统里面的有效版本资料，系统要能通过权限管理等方式识别和控制有效版本。

1111112 · 发表于 7 天前

现场目前没有电子显示屏，只能发纸档的文件在现场，如果受控章是电子版的话，纸档文件被被人拿去复印，就相当于是不可控的状态；还有就是被复印之后，有换新版文件的时候，旧版文件不能做到全部回收，可能有的部门还在沿用旧版文件之类的

sambian · 发表于 7 天前

都有电子受控章了，还纠结纸质文件。那现场使用的肯定是加密后的受控电子文件，纸质文件值做参考用的

hutian02 · 发表于 7 天前

鼓励电子受控

大熊猫 · 发表于 7 天前

1111112 发表于 2024-11-14 16:24
现场目前没有电子显示屏，只能发纸档的文件在现场，如果受控章是电子版的话，纸档文件被被人拿去复印，就相 ...

这种抓住罚呀，任何流程都有漏洞的。

y7a1n3 · 发表于 6 天前

sun-ch秋枫 · 发表于 6 天前

说明你电子受控章仍未有效管控

maijie · 发表于 6 天前

1111112 发表于 2024-11-14 16:24
现场目前没有电子显示屏，只能发纸档的文件在现场，如果受控章是电子版的话，纸档文件被被人拿去复印，就相 ...

多稽核，逮到就罚。他自己复印管控不了

一盏心灯 · 发表于 6 天前

电子受控章只有在电子加密状态下才算受控吧，纸版文件上的章已经不是电子受控章了

samtang · 发表于 6 天前

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