内审不符合项整改：xx技术文件未回收旧版

幼儿园就很帅

haiquanzhou 发表于 2025-2-18 12:33
这是凑不符合数量吧，一般审核3天要开3个不符合项。

内审，不是外审

h119769

幼儿园就很帅 发表于 2025-2-18 11:28
求指点

原因分析建议你用5WHY分析，要找到“为什么没有回收旧文件”具体的原因点，然后根据具体原因制定相应的措施，并将措施内容标准化/文件化
要注意的是，一般来说，培训单独作为纠正措施是不被认可的，但是必须要有

LCP1027

幼儿园就很帅 发表于 2025-2-18 11:29
怎么说

小厂的大多数都是塞红包

幼儿园就很帅

LCP1027 发表于 2025-2-18 14:38
小厂的大多数都是塞红包

内审，我的直属领导不满意

114729789

julia6604

就喜欢这种好整改的不符合项。

yujian8888

你写的有点牛头不对马嘴的感觉

qaz7364615

原因分析：
1、文件管理制度执行不严：相关人员未严格按照文件管理制度执行旧版文件的作废处理流程，导致旧版文件滞留。
2、沟通不畅：新版本文件发布后，未及时通知所有相关人员，导致部分人员仍在使用旧版文件。
3、培训不足：员工对文件版本管理的重要性认识不足，缺乏相关的培训和教育。
纠正措施：
1、立即作废旧版文件‌，对版本4.0的《xx质量控制规程》进行作废处理，包括在文件上加盖“作废”印章或标注作废日期，并确保从工作现场和文件存储区域中彻底移除，避免误用‌。
‌2、通知相关人员‌：向所有使用该规程的人员（包括生产、质检、技术等部门）发出通知，明确告知他们最新版本为5.0，并提醒他们销毁或归还任何旧版文件‌。
‌3、更新文件系统‌：在文件管理系统或公告栏中更新《xx质量控制规程》的版本信息，确保所有人员都能轻松获取最新版本的文件‌。
预防措施：
1、‌加强文件管理流程‌：审查并更新文件管理流程，确保新版本文件的发布、旧版本文件的作废和处理都有明确的流程和责任人。同时，定期对文件系统进行审核，检查是否有未及时更新或作废的文件‌。
2‌、提高员工意识‌：加强对员工的培训和教育，提高他们对文件版本管理的认识和重视程度。确保员工了解文件版本管理的重要性，并能够正确识别和使用最新版本的文件‌。
‌3、建立监督机制‌：设立专门的监督机制或委员会，负责定期检查和评估文件管理情况。对于发现的问题，及时采取措施进行纠正，并追究相关人员的责任‌。

qaz7364615

393690473 发表于 2025-2-18 11:58
原因：文件发放回收要求未得到执行
纠正：收回废弃处置
预防：重新对文控专员进行培训，考核，考核不过换人 ...

你这样写 我估计你领导要吐血

kamire

使用单位，同时看到两个版本的文件在使用，他们内心没有任何触动？不需要任何改善措施？
另外，你这个问题调查本身就有问题，我说个很简单的道理，按照你们的逻辑，只要不是首次发行，必然是新版本取代就版本，那么请问使用单位的5.0版本文件是哪里来的，是偷的还是发文单位给的？如果是发文单位给的，那是不是他们给5.0的时候没有收回4.0？如果是无法追溯到总发放份数的问题，那么是不是说问题单位已经收回了一份4.0给了一份5.0，但是有一份额外多给的4.0没有收回？另外这明明是文件回收的问题，为什么第一个措施要扯到文件发行？

其实最大的问题在于，你说的几个原因，都是支支吾吾的在顾左右而言他，连直接原因都没有说出来，就一会跳到东一会跳到西加上你主观判断的“更深一层”的可能的原因。坦白说，大家都不是傻的，我们看得出来的问题，你领导一样看得出来。这要么是你故意避重就轻，要么就是自己蠢找不到问题真因，你说你愿意选哪一个？

我的建议还是你按照3x5 why的原则，把真正的事实一层层的如实先描述出来，大家来看可能的原因，然后再来讨论具体的改善措施，否则连整个故事都不了解，围观群众也没有办法给建议