受控文件是否可以发电子版

lina[鸡] · 发表于 2018-3-31 16:13:22

公司十五六个部门，如果发纸制版的手册和程序文件，工程太大而且比较浪费，是否可以发放电子版，如果发放电子版，如何受控？后期回收怎么处理？

lzrct · 发表于 2018-4-2 14:02:59

文件是什么形式的标准说的很明确：不做限制，你发放电子文件唯一需要考虑的是7.5.3.1，要考虑的文件变更后对过去发出的旧文件怎么处理？如果无法避免被误用，那就无法满足标准的要求。
如果没有适当的电子文件的管理方法，建议还是走复印分发，你可以从发放的范围和数量方面去做调整，只要能满足 7.5.3.1 a）需要时能够获得就好了

fanbai · 发表于 2019-4-27 07:59:28

本帖最后由 fanbai 于 2019-4-27 08:16 编辑

1、打印一套纸质文件，供审核批准使用，并作为保留存档；2、电子版文件发布在OA平台上，供有权限的员工阅读，不允许下载、修改和转发；3、电子版文件发布同时，在企业QQ群上发出该文件发布、实施的通知，要求各部门确认通知收到；4、文件修改或作废时，在存挡纸质文件及电子版文件上同步进行操作，也在QQ上发出通知。

liuw · 发表于 2018-3-31 18:04:57

应该可以的，不过各部门文件发送至各部门领导就行了，至于下面人要不要使用，由部门领导决定即可。

michaelmk · 发表于 2018-3-31 19:03:36

可以，如果公司有办公系统那最好

wangjue7889 · 发表于 2018-3-31 23:19:16

公共盘只存一份受控版本。只读，有修订建议填单。

lurenjia2011050 · 发表于 2018-4-1 10:25:58

可以

农夫三拳 · 发表于 2018-4-1 14:27:38

可以的，同样有效

jh02041982 · 发表于 2018-4-1 14:58:11

hunter5168 · 发表于 2018-4-2 08:07:10

建議以PDF版本發行電子閱讀權限僅為閱讀原則上這種作業模式僅限於第一及二階文件。

huanglake · 发表于 2018-4-2 09:05:42

316348430 · 发表于 2018-4-2 09:07:38

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