项目经理必备工具: SWOT, PDCA, 6W2H, SMART,WBS, 时间管理,二八原则

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项目经理必备的7个工具项目经理必备的7个工具：SWOT、PDCA、6W2H、Smart、WBS、时间管理、二八原则！(超经典)

一、SWOT分析法：

• Strengths：优势
• Weaknesses：劣势
• Opportunities：机会
• Threats：威胁
  

作用和意义：SWOT分析法帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

二、PDCA循环规则

• Plan：制定目标与计划；
• Do：任务展开，组织实施；
• Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
• Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。
  

意义：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

三、6W2H法

• What：工作的内容和达成的目标；
• Why：做这项工作的原因；
• Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；
• When：在什么时间、什么时间段进行工作；
• Where：工作发生的地点 ；
• Which：哪一种方法或途径；
• How：用什么方法进行；
• How much：需要多少成本？
  

意义：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

四、SMART原则

• Specific 具体的；
• Measurable 可测量的；
• Attainable 可达到的；
• Relevant 相关的；
• Time based 时间的；
  

意义：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。

特别注明：有的又如此解释此原则：

S 代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；
M 代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；
A 代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；
R 代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；
T 代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限。

五、时间管理-重要与紧急

A、重要且紧急

• 紧急状况
• 迫切的问题
• 限期完成的工作
• 你不做其他人也不能做
  

B、重要不紧急

• 准备工作
• 预防措施
• 价值观的澄清
• 计划
• 人际关系的建立
• 真正的再创造
• 增进自己的能力
  

C、紧急不重要

• 造成干扰的事、电话、
• 信件、报告
• 会议
• 许多迫在眉捷的急事
• 符合别人期望的事
  

D、不重要不紧急

忙碌琐碎的事
广告函件
电话
逃避性活动
等待时间

优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

六、任务分解法[WBS]

即WorkBreakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

WBS分解的原则：
将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

WBS分解的方法：

• 至上而下与至下而上的充分沟通；
• 一对一个别交流；
• 小组讨论。
  

WBS分解的标准：

• 分解后的活动结构清晰；
• 逻辑上形成一个大的活动；
• 集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
• 所有活动全部定义清楚。
  

意义：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。

七、二八原则

巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

举例说明：

• 80%的销售额是源自20%的顾客；
• 80%的电话是来自20%的朋友；
• 80%的总产量来自20%的产品；
• 80%的财富集中在20%的人手中。
  

这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。

斯普林特

叶平

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