电子记录表单管理

saber11

如题，因为现在的无纸化程度越来越高，很多的记录表单都是采用电子表格和电子流程，请问，关于这样的记录表格应该如何控制？？如记录的编号和版本号如何控制，使之处于受控状态

kamire

我认为你先要理解什么什么叫"受控“，再来研究你们的所谓”电子化“是怎么运行的，然后再来看你们实际运行的问题在哪里。举例来说，我们的来料检验使用SAP,检验记录直接输入SAP中。检验员不需要打印表单，检验员的电脑本地盘上也不需要存储任何的表单，那么可以认为SAP系统里面的表单永远是最新的。
在这种情况下，我关注的重点是SAP里面的检验表单格式是谁输入的，谁可以修改，以及如果修改，修改流程如何。我可以SAP里面的表单就是受控的，即便我不给它文件号。因为我能定位这是唯一的一份检验表单，不会误用，也很容易检索。同时能够保证只有有权限的员工才能使用，不会误用。同时保证系统里面只会有经过批准发行的最新版本，不会有旧版本使用。这就是受控。

小草莓

我们公司做法：
大前提文控只对电子档负责。
审批流程不详述，总之通过审批后，文控将文件加只读密码放在共享盘里，需要的人可以在共享盘查看，如果现场需要打印纸质档，那么这个行为由现场人员自己负责，文控负监管责任，即每月文件稽核，可以检查一致性啦、符合性之类的。
表单走电子的，还是一样的走审批流程，上传到系统中由现场某个人负责，文控检查系统表单版本的时效性

407968582

我也想知道，怎么管控

饭无罪

我有个想法。
1、将所有表单都放到公共盘里；
2、让所有员工每次使用表单时都从公共盘里复制；
3、对公共盘里的文件设定修改权限，除了负责修改表单的人的电脑，所有人的电脑不能修改表单文件；

wenzhu712

kamire 发表于 2023-5-15 16:15
我认为你先要理解什么什么叫"受控“，再来研究你们的所谓”电子化“是怎么运行的，然后再来看你们实际运行 ...

同意，可以参照27001

peterlovejin

JXPSCD1

我们只是没有发纸张而已，该走的流程等等都是要走的呀

2017yuan

感谢分享！

yan1e

谢谢楼主分享

weewweew

饭无罪 发表于 2023-5-15 15:55
我有个想法。
1、将所有表单都放到公共盘里；
2、让所有员工每次使用表单时都从公共盘里复制；

很多企业是这么做的，文管中心，只有文员和网管有权限