求助帖：不符合项原因分析

幼儿园就很帅

各位朋友：不符合项“质量控制规程技术文件旧版未回收”，
原因分析如下是否可行？
一、
为什么旧版技术文件未回收？
因为发文部门未按照发放范围要求及时发放文件，以致回收时无法追溯发放份数。
为什么发文部门没有按照发放范围及时发放文件？
1.因为发文部门对《文件管理程序》相关条款不了解。
2.文件管理人员未对填写的记录进行确认。
为什么文件管理人员没有对填写的记录进行确认？
因为《文件发放回收记录》中没有相关确认项。

二、
为什么旧版技术文件未回收？
因为此技术文件发放时登记份数填写1，回收时仅回收1份原件，实际发放份数为1份原件3份复印件。
为什么出现登记数填写错误的现象？
因为文件发放（回收）记录设定及填写不合理，文件发放后无法清晰追溯总发放份数，以致出现漏回收现象。

zdhm

各位朋友：不符合项“质量控制规程技术文件旧版未回收”，
提这类问题时，不符合应完整，要包括所不符合的准则哪个标准哪个条款的哪个要求、自己单位是（存在时，依据哪条行规）怎么规定的，然后是与这些规定的要求不相符全的事实描述。否则，别人连你是什么审核中发现的不符合都不知道，氷无法准确评价。
事实上，几个通用的管理体系标准对于成文信息都没有直接提出“旧版回收”的要求。如果确实有“更改控制（版本控制）”的需要，组织既可规定“销毁”或“回收”后统一处置，也可只规定旧版自行以甚方式处置只要能够确保作废文件不出现在现场，不至于被误用即可。甚至，一些有参考价值的旧版文件，还楞作为参考资料视同记录留置在使用现场，只作避免误用的明显标记就行了。
这个问题的不符合原因分析，应该在对这些规定有充分了解和㻛的基础上进行。其中，不排除这个不符合并不成立的可能（如果受审核方并未要求回收或按规定标记留用时）。当然，也可分析回收的必要性，评审原有规定的适用性，心决定纠正措施是否修改文件。
原因分析：分析到“1.文件发放人员要求理解及执行不到位。文件发放时未按照要求登记在《文件发放回收记录》，以致文件再次更新后无法追溯到上一版的收发信息，导致旧版文件未收回。
这是分析出另一个不符合——未按要求登记，无法追溯回收。那么上还应进一步分析这个分析也的不符合之原因——为什么不按规定登记？那才分析到了根本原因。才有可能制订出真正有效防止 再发生的措施。所以，原因分述需要分析到人机料法环测的根本上去才行。
2.文件管理人员监管不到位，发放人员未登记《文件发放回收记录》即加盖受控章。
这好像描述有问题。还是上一个“未登记”，想追究“监管”，直接列出未有效检查的证据就行。“受控章”是一种无用的形式主义。文件（念记录）的受控应以满足标准和组织自己确定的（包括法规必须发行的）要求为准，闰不盖受控章没有任何意义。许多记录尤其是现场记录自动食品仪表记录盖章更是不现实的。通常，记录也不需要批准。而以“未登记即加章”来断定监管不到位则是不可靠的推论。
3.文件接收人员要求理解及执行不到位。文件接收部门在接收新文件时，未检查旧版文件是否回收。”是否可行
这是“分配”不是分析到接收者了。“旧版回收”通常不是文件接收部门的责任。即使该部门同时又是回收者。除非你规定的不是回收而是由接收者处置并确保不在使用处出现而实际上没有处置在现场发现了，那才是它的责任，或者有证据证明回收时接收部门不能提供旧文件，而审核时又在该部门发现没有被回收的旧文件。也就是说它没有义务检查是否回收，只有义务在时提供。


看起来，这些原因都是想像出来的。不是真实调查分析出来的。这不好。应该切切实实地基于调查做认真实在的分析。

幼儿园就很帅

kamire 发表于 2025-1-24 17:34
在我这里肯定是不可行了，在你们那里不知道

之前写的是“1.对文件管理程序（版次：A）6.5.4条款掌握不到位2、文件收发未确切落实”，被打回来了

weewweew

你再说是文员的责任，老师都得鄙视你，这么大公司，啥错都是文员的
然后，可怜一下自己，年底，这么晚了，还在你这里摸鱼

kamire

在我这里肯定是不可行了，在你们那里不知道

weewweew

1、产生应该是漏回收，只能从回收时必须收回旧版，然后再填收回的登记表
2、流出方面，只能是文员的上级主管对登记表和回收的旧文件进行核实确认
我觉得分析问题，别整那些虚的，诚恳一点，先想想后面你能咋办，再回头写原因，这就好写了

weewweew

weewweew 发表于 2025-1-24 18:53
1、产生应该是漏回收，只能从回收时必须收回旧版，然后再填收回的登记表
2、流出方面，只能是文员的上级主 ...

你得重新策划表单和流程

lemonkey

linanhui

只有原因没有解决方法

canon75

理解不到位不行啊

看不见的猫

先确认文件管理流程是否清晰、完善，不要一上来就指摘人员问题

julia6604

原因分析话太多了，本来是个简单的事情，被你一分析给整复杂了，你的整改措施怎么闭环。