求助帖：不符合项原因分析

zdhm

weewweew 发表于 2025-1-24 18:53
1、产生应该是漏回收，只能从回收时必须收回旧版，然后再填收回的登记表
2、流出方面，只能是文员的上级主 ...

1、产生应该是漏回收，只能从回收时必须收回旧版，然后再填收回的登记表
这个没看懂。“漏回收”区别于“完全都未回收”，可能影响的性质，偶然、零星的不符合可能是一般、轻微的不符合。系统性的不符合则可能构成严重不符合。
2、流出方面，只能是文员的上级主管对登记表和回收的旧文件进行核实确认
这通常由组织自己确定是否需要。除非涉及机密通常没有统一的强制要求。
我觉得分析问题，别整那些虚的，诚恳一点，先想想后面你能咋办，再回头写原因，这就好写了

这是本末倒置了。应找到确切的、根本原因再据民制定具有针对性的措施（复杂时的试验措施也需要初步的原因分析包括假定性分析）。并不能先考虑怎么做瑞来匹配也合适的“原因”。

zdhm

weewweew 发表于 2025-1-25 15:06
如果一个文员搞的流程出问题，那他的上级在做什么，公司的内审是干什么用的，部门的绩效是谁承担，个人怎 ...

您的意思是，倘若一个家庭中的成员犯了罪，应该判刑的是家长而不是该成员？
呵呵呵呵
您想法太多了。内审是否发现、部门绩效都各是另一个问题了。
谁说这就一定是系统性责任了？
系统性责任最终也一定会由个人（具体岗位）负担。
正常讨论，不要激动哈。

weewweew

zdhm 发表于 2025-1-25 15:28
您的意思是，倘若一个家庭中的成员犯了罪，应该判刑的是家长而不是该成员？
呵呵呵呵
您想法太多了。内审 ...

算了，你字多，你赢了

zdhm

weewweew 发表于 2025-1-25 15:32
算了，你字多，你赢了

如图

幼儿园就很帅

weewweew 发表于 2025-1-24 18:55
你再说是文员的责任，老师都得鄙视你，这么大公司，啥错都是文员的
然后，可怜一下自己，年底，这么晚了， ...

小公司小公司哥，流程内部讨论过觉得没问题，换我来管绝对不会出现这种情况，经调查确实存在文件发放时发放人没有在体系科长的收发记录登记就盖了受控章这个事实。
听一下各位大佬的建议不算摸鱼吧哈哈

幼儿园就很帅

kamire 发表于 2025-1-24 17:34
在我这里肯定是不可行了，在你们那里不知道

之前写的是“1.对文件管理程序（版次：A）6.5.4条款掌握不到位2、文件收发未确切落实”，被打回来了

幼儿园就很帅

weewweew 发表于 2025-1-24 18:53
1、产生应该是漏回收，只能从回收时必须收回旧版，然后再填收回的登记表
2、流出方面，只能是文员的上级主 ...

第一条，流程上是这么规定的“非首次发布的文件，收文单位领取文件时需同时交回旧文件，并在《文件发放与回收记录》中登记。”
第二条，文件一直是我们体系科长在管理，再上级就是总监了，可能不太适合我们公司现状。可以是季度文件检查嘛

幼儿园就很帅

hgyh14 发表于 2025-1-25 08:46
未回收——遗漏了——文件控制程序对文件回收职责不清或未要求必须以旧换新。
1、纠正：收回旧文件、登记好 ...

文件上是这么规定的“非首次发布的文件，收文单位领取文件时需同时交回旧文件，并在《文件发放与回收记录》中登记。非首次发布的文件，收文单位领取文件时需同时交回旧文件，并在《文件发放与回收记录》中登记。”收文单位没执行到位

kamire

幼儿园就很帅 发表于 2025-1-26 08:52
之前科长写的是“1.对文件管理程序（版次：A）6.5.4条款掌握不到位2、文件收发未确切落实”，被打回来了 ...

说明你们的饭桶科长水平也就是这样
“不到位”“未落实”这种话，说出去肯定是要被骂回来的
我就问问什么叫到位，什么叫不到位？
吃饭咋没忘记用筷子呢？上完厕所咋没忘记擦pp呢？
不给工资咋没忘记要找公司吵呢？
这些事情咋就这么到位？这些事和他们切身利益相关嘛
那么很简单，以后文控的领工资改成先核对当月文件发放回收记录，没有问题了再发当月工资，有问题就解决了再发工资，
或者再狠点，每周确认上周记录，没确认之前下周没有工作餐吃
你看看还会不会有不到位

办法都是人想的，做不到靠系统防呆，只能靠人的话，就要想办法让人没有办法回避该做的事情，让他们在递交成果之前自我检查，而不是靠“事后”的处罚，这是没有意义的

幼儿园就很帅

zdhm 发表于 2025-1-25 14:57
各位朋友：不符合项“质量控制规程技术文件旧版未回收”，
提这类问题时，不符合应完整，要包括所不符合的 ...

多谢朋友认真答复，关于这个不符合项向您做出以下信息补充：
不合格事实描述：
“审核依据：CSQPG-S010-04文件管理程序（版次：A）6.5.4非首次发布的文件，收文单位领取文件时需同时交回旧文件，并在《文件发放与回收记录》中登记。
审核发现：技术文件未按要求回收。
审核证据：查碳化厂现场文件，CS/TD-TY-T03-03《碳化质量控制规程》有版本4.0、版本5.0，其最新版本为5.0，旧版文件未作废处理。”
经过我和科长调查，发现这个文件发放之初并未在《文件发放与回收记录》中登记，依据我司规定不登记在体系的《文件发放与回收记录》中是不给盖章发行的，但是实际没登记发行了。所以把责任归到了1.发文部门未按要求登记；2.质量策划部门对《文件发放与回收记录》监管流程不完善；3.收文部门执行不到位，第二条的措施可以是“在流程上增加：质量策划部门对发文部门/收文部门填写的《文件发放与回收记录》进行监督、检查”。其他两条写的是培训文件发布、回收规定，增强人员意识。