求助帖：不符合项原因分析

weewweew

zdhm 发表于 2025-1-25 15:20
1、产生应该是漏回收，只能从回收时必须收回旧版，然后再填收回的登记表
这个没看懂。“漏回收”区别于“ ...

我觉得你误会我的意思了
1、漏回收，表示回收时易于漏失，表格可能策划的不完善，可能缺少提醒项，导致不易注意才使得回收时产生漏失
2、流出，表格中也许缺少主管审核项，或者项次中缺少主管核对的具体项目
按上面这么说，那就是流程规定了，但表格策划的不完美，只要改个表格；性质比较轻，也好改。
我想不通，做了这么长时间质量工作，扯谎我那是随口就来。死扣条款，那是别人的工作，我们难道不应该说点谎，让我们的工作轻松一点，老师和其他同事都轻松一点吗。扯一个大家都能过去的谎难道不是我们做质量的核心技能吗，想坚持原则，那也得把老师哄走再说啊。看在我今天还得摸鱼的份上，咱们别扯了好吧。

laker

幼儿园就很帅 发表于 2025-1-26 08:52
之前科长写的是“1.对文件管理程序（版次：A）6.5.4条款掌握不到位2、文件收发未确切落实”，被打回来了 ...

逻辑性差了点

laker

julia6604 发表于 2025-1-25 08:33
原因分析话太多了，本来是个简单的事情，被你一分析给整复杂了，你的整改措施怎么闭环。 ...

确实是这样

laker

看不见的猫 发表于 2025-1-25 08:17
先确认文件管理流程是否清晰、完善，不要一上来就指摘人员问题

人园问题有时也不好关闭呀

laker

首先要明确第一原因，是人员疏忽还是体系不足，再进行一层层深挖

chinape

zdhm

幼儿园就很帅 发表于 2025-1-26 09:40
多谢朋友认真答复，关于这个不符合项向您做出以下信息补充：
不合格事实描述：
“审核依据：CSQPG-S010-0 ...

到现在仍然不知是什么体系。
“发行”主要用于软件产品和证券的发布行销，一般不用于内部文件管理。实在要用其批准发布的意思，就不要和后面的“发放”搞混了。文件交给需要的部门和人员属“文件发放”，也可简称“发文”，省称“发放”。如果要用“发行”来表达“发放”。则不应同时又用“发放”，那一定会搞混。
按理，文件批准后，就应确保使用处可以得到。批准文件或其版本的同时也应批了发放范围。登记理论上应是由签收来完成的，文件当然不能未收先签，如果先在表上做好文件各有的琮会列出接收者，那是预置的发放指导。不能算是“登记”。贵司的文件控制程序，会不会是没有把这些概念写清楚？
管理体系标准不要求使用者统一使用标准规定的术语，但组织自己选择术语时，应充分考虑已有的术语和通用词汇，昼保持一致，才不至于引起误读。
读到原因1，感觉贵司的收发文控制程序就有问题，情致发文部门不好执行。建议你们按在确保满足体系要求的情况下文件管理部门的习惯，使用他们熟悉的概念和语词来整理修订文件控制程序。
2、3是桢均摊责任。2 “监管”比较空洞，通常，不必另搞一个部门来监管文件收发，那是太繁琐的形式。3、正常情况，完全没有接收者的责任。
文件控制，没有其他管理体系时，一般也存在一个文件和档案控制体系。做其他管理体系时，应尊重并满足文件控制的一般要求。不要别出心裁去另搞一套不实际的要求。

zdhm

幼儿园就很帅 发表于 2025-1-26 08:49
小公司小公司哥，流程内部讨论过觉得没问题，换我来管绝对不会出现这种情况，经调查确实存在文件发放时 ...

“经调查确实存在文件发放时发放人没有在体系科长的收发记录登记就盖了受控章这个事实”。
这个程序就有问题。
"受控章"没有任何实际意义。我先看对我的回复，那里将盖章与发行联了一起。
收发登记的完成应以签收为准。
文件不应在实际发放到位前先做收发登记。

zdhm

幼儿园就很帅 发表于 2025-1-26 08:52
之前科长写的是“1.对文件管理程序（版次：A）6.5.4条款掌握不到位2、文件收发未确切落实”，被打回来了 ...

这仍然是不合格现象的重复，不是原因分析。应找出：什么会掌握不到位？为什么会未确切落实。

zdhm

weewweew 发表于 2025-1-26 10:13
我觉得你误会我的意思了
1、漏回收，表示回收时易于漏失，表格可能策划的不完善，可能缺少提醒项，导致不 ...

我觉得你误会我的意思了
是吗？我好好看看。
1、漏回收，表示回收时易于漏失，表格可能策划的不完善，可能缺少提醒项，导致不易注意才使得回收时产生漏失
这好像没有误会。只是我说的方向与您想的不同。我说到零散不符合一系统性不符合去了。原来您想由个别漏失去设想进一步的原因。但原作后来的补充是“未登记先发放”这说明不是个别漏失。也他们的文件控制程序至少在描述上有问题，也许就是不好执行的原因。
2、流出，表格中也许缺少主管审核项，或者项次中缺少主管核对的具体项目
仍未理解“流出”的意思。
另：除非特殊情况，记录通常不需要审核。除非：①记录决定，同时和执行文件的，②须记录授权人员的。
按上面这么说，那就是流程规定了，但表格策划的不完美，只要改个表格；性质比较轻，也好改。
好像不是或不止表格。见上面。
我想不通，做了这么长时间质量工作，扯谎我那是随口就来。死扣条款，那是别人的工作，我们难道不应该说点谎，让我们的工作轻松一点，老师和其他同事都轻松一点吗。扯一个大家都能过去的谎难道不是我们做质量的核心技能吗，想坚持原则，那也得把老师哄走再说啊。看在我今天还得摸鱼的份上，咱们别扯了好吧。
我是老派审核员。当然，我也是从自己单位的体系编制、内审等做起的。不过我做的时候，大家（审受咨三方）还都很认真。其实，体系基本上应是在企业原来管理的基础上稍加规范。真遇到真懂的老师，本来就不会做得帮复杂的。更不会脱离实际工作的。现在乱了，越做假，牵扯得越复杂。不过，现在也基本上没有好的审核员了。我退休都不愿意做咨询——不愿意让不懂的审核员来乱审我做的。

不好意思，无意间来到这里，也无意得罪您。如有冒犯，还望海涵。